24.02.2021

Bewerbungsverfahren

eine Herausforderung für Kandidaten und Unternehmen

Bewerbungsverfahren sind teilweise langwierig und kompliziert – oft zum Ärgernis von Kandidaten, die ungeduldig auf eine Rückmeldung warten. Eine Studie in den USA hat beispielsweise gezeigt, dass sich die Zeit für das Recruiting eines geeigneten Kandidaten zwischen 2010 und 2015 nahezu verdoppelt hat. Das liegt unter anderem an einem längeren Interviewprozess und neuen Screening Methoden, wie IQ- oder Persönlichkeits-Tests. Diese Erfahrung machen Bewerber, aber auch Karriere-Berater, die Kandidaten bei der Bewerbung und dem Jobwechsel unterstützen, immer wieder.

Wenn es mal wieder länger dauert: Lange Bewerbungsprozess können frustrieren

Viele Kandidaten reagierten mit Ungeduld und Unverständnis, wenn sich ein Bewerbungsverfahren ewig hinziehe, sagt Sabine Erzmoneit (head for work Consultant). Anders ist das nur, wenn die Umstände der Verzögerung entsprechend geklärt sind – Krankheitsfall oder Wechsel des Ansprechpartners zum Beispiel. In die Ungeduld mischen sich oft Selbstzweifel, ob das Profil für die Bewerbung überhaupt gut genug ist. Ziya Sahin (Senior Berater) hat ähnliche Erfahrungen mit Kandidaten gemacht. „Die Motivation und auch möglicherweise die anfängliche Euphorie der Kandidaten nimmt mit zunehmender Zeit ab“, sagt er. Und das hat nicht nur Folgen für den Kandidaten selbst, sondern auch für das Unternehmen: „Kandidaten konzentrieren sich mehr auf andere Prozesse, die möglicherweise schneller laufen und verlieren somit auch das Interesse an der Vakanz.“ Kandidaten bekämen mit der Zeit ein schlechtes Bauchgefühl, ergänzt Alexander Do (Senior Consultant). „Kandidaten bekommen einen unseriösen Eindruck vom Unternehmen und befürchten, dass sie on hold gesetzt werden.“ Christoph Enzenmüller (head for work | Manager) ergänzt: „Umso länger Kandidaten in einem Prozess stecken, desto mehr geht die Euphorie für eine neue Herausforderung verloren.“

Was aber können Unternehmen tun, um ihre Bewerbungsprozesse zu beschleunigen? Und wie sollten sie damit umgehen, wenn sich das Bewerbungsverfahren aus berechtigten Gründen doch einmal länger hinzieht.

Bewerbungsverfahren beschleunigen: Struktur und regelmäßige Updates

„Aus meiner Erfahrung ist es sehr wichtig, die Prozesse schnell und strukturiert anzugehen, damit die Bewerber/innen ein gutes Gefühl bei ihrem potentiellen neuen Arbeitgeber haben“, sagt Christoph Enzenmüller.

Unternehmen stecken hier ein wenig in der Zwickmühle: Sie wollen natürlich den perfekten Kandidaten für ihr Unternehmen, warten sie mit der Entscheidung aber zu lange, dann hat sich der Kandidat vielleicht schon für ein anderes Unternehmen entschieden. Ist die Personalabteilung oder Human Resources beim Screening der Kandidaten wiederum zu nachlässig und die Entscheidung fällt vorschnell, riskieren Unternehmen, dass der ausgewählte Kandidat sich hinterher als eine Enttäuschung entpuppt oder von der Persönlichkeit nicht zum Unternehmen passt. Einen Recruiting-Prozess dann wegen einer Fehlentscheidung erneut zu starten, ist zeit- und kostenintensiv.

Mehrstufige, aufwändige Bewerbungsverfahren und hohe Bewerberzahlen garantieren, dass Unternehmen den Kandidaten besser kennenlernen, machen den Prozess der Mitarbeiterrekrutierung entsprechend länger. „Als Beraterin gehört es zu meinen Aufgaben, auch offen mit Unternehmen darüber zu sprechen, wie die Situation auf Seiten der Kandidaten aussieht und manchmal auch unangenehme Themen wie stockende Abläufe anzusprechen“, erzählt Sabine Erzmoneit und hat einen Tipp für Unternehmen. „Generell sollten Unternehmen darauf achten, Rekrutierungsprozesse möglichst schlank zu halten.“ Je mehr Personen involviert sind, desto länger ziehen sich Prozesse hin: „Wenn innerhalb der Unternehmen keine klare Zuständigkeit herrscht oder die Kommunikation nicht ganz rund läuft, ist das schon im Recruiting zu spüren und hinterlässt oft einen negativen Beigeschmack bei Kandidaten.“ Das gilt auch, wenn Kandidaten besonders viele Vorstellungsgespräche im Prozess haben. „Natürlich ist es sinnvoll das Team kennenzulernen, aber für jedes Teammitglied einen gesonderten Call aufzusetzen, zerrt oft an den Nerven der Kandidaten. Wenn die Entscheidungsträger sich dann zusätzlich nicht einig sind, wen sie präferieren oder sich mit der Entscheidung noch Zeit lassen wollen, verlängert es den Prozess zusätzlich.“

Je nach Branche und Job gibt es natürlich Unterschiede in der Länge von Bewerbungsprozessen. Grundsätzlich aber gilt: Ein klarer Zeitplan für den Rekrutierungsprozess sei wichtig, sagt Alexander Do – „von wann bis wann das Auswahlverfahren ist, von wann bis wann die Vorstellungsgespräche sind etc.“ Sollte es dann zu Verzögerungen kommen, sollte man Kandidaten regelmäßige Updates mitgeben. Ziya Sahin empfiehlt Unternehmen daher, mit Wiedervorlage zu arbeiten, um Kandidaten auf dem Laufenden und bei Laune zu halten. Auch sollten die Human Resources Abteilung Bewerber einladen, wenn sie zwar gute Kandidatenprofile aufweisen, der Fachbereich oder andere Entscheider aber Bedenken haben. „Mindestens ein Telefonat sollte drin sein. Ein kleiner Mehraufwand könnte sich am Ende als gute Entscheidung herausstellen.“

Wann darf man beim Unternehmen nachfragen? Tipps für Bewerber und Kandidaten

Es gibt weitere praktische Gründe, warum ein Verfahren so lange dauert: Eine Veränderung im Budget zum Beispiel kann dafür sorgen, dass ein Bewerbungsprozess pausiert oder verlangsamt wird, bis das notwendige Budget dafür freigeworden ist. Das Unternehmen will dann nicht absagen, kann aber auch noch keine Zusage erteilen. Auch kann es sein, dass sich die Interviews mit den verschiedenen Kandidaten länger hinziehen als gedacht, da es beispielsweise Probleme mit der Terminplanung gibt – insbesondere wenn verschiedene Unternehmensbereiche involviert sind, die darüber hinaus auch ihrem Tagesgeschäft nachgehen müssen.

Um nicht in die Falle einer scheinbar unendlichen Warteschleife zu tappen, können auch Kandidaten aktiv werden. Allerdings erfordert das Fingerspitzengefühl. Wer nach zwei, drei Tagen ungeduldig nachfragt, macht sich beim zukünftigen Arbeitgeber nicht gerade beliebt. Was aber können Bewerber tun? Und wann?

1.) Lerne das Unternehmen kennen. Wer sich im Vorfeld über das Bewerbungsverfahren informiert und darüber, wie lange die Bewerbungsprozesse bei einem Unternehmen normalerweise dauern, kann sich entsprechend darauf einstellen. Online-Reviews können dafür hilfreich sein.

2.) Ein klarer Zeitplan. Wer zum Interview eingeladen ist, kann an dieser Stelle nachfragen, was vom weiteren Bewerbungsverfahren zu erwarten ist und wann er oder sie ggf. mit einer Rückmeldung rechnen kann und wann das Unternehmen gedenkt, jemanden einzustellen. Experten warnen aber davor nach Details zu fischen, beispielsweise wie viele Kandidaten das Unternehmen zu Gesprächen eingeladen hat.

3.) Auch wenn das Verfahren lange dauert, sollten Kandidaten es vermeiden nervös zu werden. Und keinesfalls sollten sie beim Unternehmen anmerken, dass sie verärgert sind. Das kann nämlich beim Unternehmen den Eindruck erwecken, dass sie verzweifelt auf Jobsuche und auf die Stelle angewiesen sind. Statt direkt beim Unternehmen anzufragen, sollte man sich besser auf Kontakte im Unternehmen verlassen (falls man diese hat) oder sich an den Berater wenden, der die Stelle vermittelt hat. Ein Karrierenetzwerk ist in solchen Fällen hilfreich und sollte entsprechend gepflegt werden.

4.) Nehmen wir als Beispiel den folgenden Fall: Ein Kandidat hat ein Wunschunternehmen, für das er oder sie gerne arbeiten würde. Die ersten Schritte sind gemacht, aber dann tut sich nichts mehr. Derweil bekommt der Kandidat aber ein Angebot von zwei anderen Unternehmen, die darauf drängen, möglichst schnell eine Zusage zu machen. Dann steckt der Kandidat in der Zwickmühle: Lieber noch warten, oder doch eine der anderen Stellen annehmen? In diesem Fall kann es angemessen sein, höflich beim Wunschunternehmen anzufragen und um ein Update zu bitten – mit dem Hinweis, dass sich an anderer Stelle die Dinge sehr schnell fortbewegen und man gezwungen ist, zeitnah eine Entscheidung zu fällen. Das sollte man aber wirklich nur tun, wenn das der Wahrheit entspricht, und es nicht als Werkzeug nutzen, um beim Unternehmen Druck aufzubauen.

5.) Kandidaten sollten grundsätzlich nicht zu viel von Versprechungen erwarten. Wenn ein Recruiter einem Bewerber mitteilt, er sei unter den besten Kandidaten oder man würde sich innerhalb einer Woche melden, sollten Kandidaten das skeptisch betrachten. Pläne können sich ändern und oft sind viele Personen in die Entscheidung involviert. Geht dann jemand in den Urlaub oder ist krank, kann sich der Prozess unerwartet hinziehen. Bewerber sollten immer davon ausgehen, dass das Bewerbungsverfahren länger dauert, als angekündigt. So lassen sich Enttäuschungen vermeiden.

6.) Bewerber sollten nie auf nur einen Job setzen, wenn sie tatsächlich auf eine neue Stelle angewiesen sind – und nicht einfach nur die Fühler nach neuen Möglichkeiten ausstrecken. Stattdessen sollten sie immer am Karrierenetzwerk arbeiten, während sie auf eine Rückmeldung warten.