Entspannt in den Urlaub – mit der richtigen Vorbereitung
Nicht mehr lange und der lang ersehnte Sommerurlaub steht vor der Tür. Oft führt das aber erst einmal nicht zur Entspannung, sondern zu zusätzlichem Stress: Es ist einfach noch so viel zu erledigen, bevor man am letzten Arbeitstag den Computer ausschalten kann und während man den herunterfährt, wächst bereits die Panik vor dem ersten Tag nach dem Urlaub: Tonnen an E-Mails, von Kolleg*innen verursachtes Chaos, unzufriedene Kund*innen… solche Gedanken können einem schon vorab den Urlaub verderben. Wie also kann man sich jobtechnisch so auf den Urlaub vorbereiten, so dass man ihn bereits ab dem ersten Tag genießen kann?
1. Rechtzeitige Planung
Bereits einige Wochen vor dem Urlaub sollte man damit beginnen, seine Zeit genau zu planen und Projekte so zu koordinieren, dass sie vor dem Urlaub entweder komplett abgeschlossen sind oder in einem Stadium, das es erlaubt, entweder eine Pause zu machen oder es vorübergehend jemand anderem zu übergeben. Zur rechtzeitigen Planung gehört es außerdem, festzulegen, was nach dem Urlaub passiert. Welche nächsten Schritte stehen wann an und wen muss ich darüber informieren? Wer das vor dem Urlaub regelt, der geht zum einem mit dem guten Gefühl in die Pause, etwas abgeschlossen zu haben, und weiß zum anderen genau, was nach dem Urlaub ansteht.
Vor dem Urlaub ist nach dem Urlaub: Es macht Sinn sich die Arbeitsstände zu notieren, was man an wen übergeben hat und welche Fragen noch offen waren. Darüber hinaus bietet sich eine To-Do-Liste mit den wichtigsten Aufgaben nach dem Urlaub an – so kann man sicher gehen, dass man über die zwei Wochen Sommerurlaub hinweg nicht vergisst, was man sich vorgenommen hat. Zeitgleich vermeidet man das unangenehme Gefühl, dass man vielleicht irgendetwas Wichtiges vergessen hat.
Für die letzten Tage vor dem Urlaub gilt: Keine wichtigen Termine auf die letzten Arbeitsstunden legen und keine neuen Aufgaben starten, die sich vor dem Urlaub nicht mehr abschließen lassen und deren Nichtvollendung dann möglicherweise für Probleme sorgt, wenn man länger abwesend ist. Oft fühlen wir uns faul, wenn wir nicht bis zum letzten Moment neue Arbeitsaufgaben übernehmen, um aber Stress bei sich selbst und bei anderen zu vermeiden, ist es wichtig, diese Aufgaben rechtzeitig zu delegieren.
Und die letzte Aufgabe vor dem Urlaub? Schreibtisch aufräumen, denn das gibt einem das Gefühl, mit der Arbeit abgeschlossen zu haben. Darüber hinaus ist angenehm nach dem Urlaub an einen sauberen Schreibtisch zurückzukehren, statt in das totale Bürochaos.
2. Urlaubsvertretung und Übergaben
Zwei wichtige Aufgaben vor dem Urlaub: Kund*innen, Projektpartner*innen und Kolleg*innen über die Abwesenheit informieren und mit ihnen die notwendigen Aufgaben für die Zeit der eigenen Abwesenheit besprechen. Dazu gehört auch die Einarbeitung einer Urlaubsvertretung. Das muss nicht immer eine einzelne Person sein. Zuständigkeiten für verschiedene Projekte kann man auch auf verschiedene Ansprechpartner verteilen. Das macht zum Beispiel Sinn, wenn man in unterschiedlichen Projektgruppen arbeitet, die ansonsten keine Überschneidungen haben. Wichtig ist es, dass jeder weiß, wer in der Zeit der Abwesenheit für was zuständig ist. Gerade in den Sommermonaten sind oft mehrere Kollegen zeitgleich im Urlaub, daher sollte man derartige Absprachen rechtzeitig treffen – am besten ein paar Wochen vorher – und dann die eigentliche Einarbeitung kurz vor dem Urlaub machen, schließlich will man die Kolleg*innen nicht dauerhaft überlasten.
Eine persönliche Übergabe ist am besten. Man kann der Kollegin oder dem Kollegen vorab eine E-Mail mit den wichtigsten Eckpunkten schreiben, sollte hinterher aber noch einmal das Gespräch suchen, um mögliche Fragen und Probleme zu klären. Je besser und ausführlicher die Einarbeitung der Urlaubsvertretung ist, desto entspannter der Urlaub. Wer die Übergabe mal schnell zwischen Tür und Angel macht, der riskiert einen panischen Anruf mitten im Urlaub, weil Unterlagen fehlen, der Kunde verärgert ist, es eine lange Liste von Fragen gibt, ein wichtiger Termin vergessen wurde…
Was aber gehört zusammengefasst in die Übergabe? Alle Kontaktdaten und Ansprechpartner, Zugang zu Unterlagen und Computerlaufwerke, Infos über offene Projekte und wichtige Termine, alle Projektinhalte und bei Kundenkontakt auch Informationen über die Kunden und mögliche bestehende Probleme, die zu beheben sind etc.
3. Abwesenheitsnotiz, Notfallkontakte und Abschalten der Arbeits-E-Mail
Um am letzten Arbeitstag nicht in E-Mails zu versinken, kann es manchmal sinnvoll sein, Kund*innen oder den Kolleg*innen mitzuteilen, dass man bereits einen Tag früher in Urlaub geht. So vermeidet man es, dass man am letzten Arbeitstag noch mit scheinbar wichtigen E-Mails bombardiert wird und jeder doch noch ganz schnell ein paar Details abklären möchte. Der letzte Tag sollte Raum bieten, sich in Ruhe den noch offenen Aufgaben zu widmen. Dazu gehört die Einrichtung einer Abwesenheitsnotiz für das E-Mail-Postfach.
Was aber gehört in die Abwesenheitsnotiz? Ein kurzes „Danke für die Kontaktaufnahme/E-Mail“ ist immer eine gute Idee, denn das ist nicht nur höflich, sondern hat auch einem positiven und freundlichen Klang. Dann darf natürlich die Information nicht fehlen, dass man derzeit im Urlaub ist und in dieser Zeit seine E-Mails nicht (oder nur sporadisch) abruft. Eine Weiterleitung erfolgt nicht. Zudem sollte die E-Mail die Daten der Abwesenheit – von Datum bis Datum – enthalten und die Kontaktdaten zur Urlaubsvertretung zur Verfügung stellen. Eine E-Mail-Adresse ist hier vollkommen ausreichend. Grundsätzlich sollte man immer professionell bleiben und nicht zu sehr ins Detail gehen. Kund*innen und entfernte Kolleg*innen brauchen nicht zu wissen, wo man seinen Jahresurlaub verbringt.
Bei der Abwesenheitsnotiz kann es Sinn machen, diese einen Tag länger laufen zu lassen, als man tatsächlich abwesend ist. So vermeidet man, dass jeder direkt am ersten Tag nach dem Urlaub versucht Kontakt aufzunehmen, bevor man überhaupt die Chance und Zeit hatte, sich selbst auf den aktuellen Stand zu bringen.
Tatsächlich kann es vorkommen, dass während der Abwesenheit Probleme auftreten, die die Urlaubsvertretung nicht bewältigen kann. Für diese Fälle sollte man einen Notfallkontakt hinterlegen, zum Beispiel eine Handynummer, dabei aber klar intern die Regeln definieren, was einen Notfall ausmacht. Dass die Urlaubsvertretung eine Telefonnummer nicht finden kann, fällt nicht darunter – es sei denn es ist die der Feuerwehr und die Hütte brennt. Fällt aber eine produktionswichtige Maschine aus oder fehlt ein wichtiger Code, den nur der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin im Urlaub kennt, dann ist das sicher ein Notfall. Grundsätzlich ist dies aber eine Frage, die nicht einzelne Mitarbeiter*innen klären können, dafür sollte es unternehmensinterne Richtlinien geben.
4. Dokumentation während der Abwesenheit
Vorab sollte man immer besprechen, welche Dokumentation es geben muss und welche Form diese haben sollte. Gibt es beispielsweise entsprechende Projektberichte und wo sind diese abgespeichert? Wird der Prozess in einer Datenbank oder in Excel dokumentiert? Die Urlaubsvertretungen müssen im Zweifelsfall rechtzeitig in die entsprechenden Prozesse eingearbeitet werden. Gibt es keine festgelegte Dokumentationsstruktur, so sollte man trotzdem vorab klären, in welcher Form die Geschehnisse während der Abwesenheit am besten festgehalten werden sollen. Schreibt man beispielsweise eine E-Mail mit allen wichtigen Daten und Fakten? Oder gibt es ein Word-Dokument? Trifft man sich zu einer Besprechung vor und nach dem Urlaub? Und wenn ja: wer nimmt daran teil? Nichts ist schlimmer, als wenn man aus dem Urlaub zurückkommt und auf dem Schreibtisch liegt ein Stapel handgeschriebener Notizen verschiedener Kolleg*innen, die man kaum entziffern kann und bei denen man auch eigentlich keine Ahnung hat, um welches Thema oder welches Projekt es gerade geht.
5. Stressfreie Rückkehr nach dem Urlaub
Der erste Tag zurück und schon ist man wieder voll im Stress. Das E-Mail-Postfach quillt über, die Kollegen klopfen ständig an die Tür und aufgebrachte Kunden sorgen dafür, dass das Telefon nicht still steht… dabei hatte man noch nicht einmal genügend Zeit, sich einzuarbeiten. Das lässt sich oft schwer vermeiden, doch kann man einige Maßnahmen ergreifen, um den Rückkehrstress etwas zu verringern:
a. Zeit für Updates und Abarbeiten der E-Mails einplanen: Zumindest den ersten Tag sollte man sich freihalten, um die Korrespondenz abzuarbeiten und sich wieder auf den neuesten Stand zu bringen.
b. Das bedeutet auch: Keine wichtigen Termine für den ersten Arbeitstag einplanen, sei es mit Kunden oder wichtige Teammeetings, für die man inhaltlich auf dem Laufenden sein muss, denn das würde entweder viel Stress am ersten Arbeitstag bedeuten, oder man beginnt bereits im Urlaub, sich auf diese Meetings vorzubereiten. Das ruiniert die Erholung des gesamten Sommerurlaubs.
Unser Tipp:
Nutzen Sie diesen Text gerne als Vorlage für eine Vorurlaubscheckliste: Schreiben Sie alles auf, was Sie vor dem Urlaub noch erledigen müssen – und wann der beste Zeitpunkt ist – und planen sie für die ersten Tage nach dem Urlaub. Haken Sie alle erledigten Aufgaben entsprechend ab. Nichts ist entspannender und befriedigender als eine vollständig abgehakte To-Do-Liste. Schönen Urlaub!
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