04.08.2020

Im Urlaub abschalten – aber wie, wenn die Arbeit ruft?

Nur noch die eine E-Mail! Das Telefonat ist auch wirklich nur ganz kurz! Wer kennt das nicht: Endlich ist Urlaub und trotzdem lässt einen die Arbeit nicht los. Irgendetwas ist nicht fertig geworden und ein Kollege hat eine Rückfrage, ein Kunde drängt oder man macht sich schlichtweg selbst Druck, weil wir es nicht mehr gewohnt sind, einmal abzuschalten und nichts zu tun. Ich selbst tue mich schwer damit, die Arbeit zuhause zu lassen, den Computer abzuschalten, nicht ständig die E-Mails abzurufen. Entspannen ist oft eine Frage der Selbstdisziplin: Gerade am Anfang des Urlaubs muss man sich nahezu dazu zwingen, endlich einmal die Füße hochzulegen. Denn Regeneration ist wichtig, um für den stressigen Arbeitsalltag gewappnet zu sein. Abschalten im Urlaub? Die folgenden sechs Tipps können hierfür hilfreich sein.

1. E-Mails tagsüber nicht abrufen

Letztes Jahr habe ich im Arbeitswahn aus Versehen mein Telefon versenkt. Es war ein verlängertes Wochenende – Sightseeing, Schwimmen im See – und natürlich war das Smartphone immer dabei. Zwischendrin mal ein schneller Blick in die E-Mails, das ist ja nicht so schlimm. Dachte ich. Dann wollte ich schwimmen, war allein am Strand und wollte das Telefon natürlich nicht auf der Badematte liegen lassen. Gewohnt ans Arbeiten unterwegs hatte ich eine wasserdichte Tasche für mein Telefon dabei. Die war aber nicht so wasserdicht, wie ich dachte... Als ich das bemerkte, war es schon zu spät: die Tasche randvoll mit Wasser, das Telefon tot. Hätte ich Smartphone und Arbeit einfach mal zuhause gelassen, wäre das nicht passiert!

Das soll nicht heißen, dass man im Urlaub seine E-Mails gar nicht checken sollte. Das hängt vom Typ ab. Die einen – wie ich – finden es stressig, wenn sie gar nicht nachschauen, weil ja wirklich etwas Wichtiges dabei sein könnte. Die anderen brauchen komplette Ruhe, um abzuschalten. Es gilt also die richtige Balance zu finden. Ein Kompromiss ist es beispielweise, die E-Mails nur einmal am Tag zu überprüfen, zum Beispiel abends nachdem man vom Ausflug zurück ist und bevor es Essen gibt. Dann kann man ggf. auf Notfälle reagieren. Für alle anderen Fälle gilt:

2. Unwichtige Anfragen und E-Mails ignorieren.

Seien wir ehrlich: Ein Großteil der E-Mails, die wir im Urlaub bekommen, müssen nicht sofort beantwortet werden. Trotzdem sind wir oft versucht, auch auf völlig unwichtige Anfragen zu antworten – unter anderem weil wir befürchten, dass wir sonst nach dem Urlaub vor einem Berg unbeantworteter E-Mails sitzen.

Was also ist die beste Lösung? Zunächst ist es wichtig, eine Abwesenheitsnotiz einzurichten. Darin sollte man ganz klar die Daten nennen, an denen man im Urlaub ist und ggf. darauf hinweisen, dass die E-Mails bis dahin nicht abgerufen oder weitergeleitet werden. Für Notfälle kann man tatsächlich eine Backup-E-Mail-Adresse hinterlegen – entweder die eines Kollegen oder auch eine professionell aussehende private E-Mail-Adresse. Was genau angemessen ist, hängt auch von der firmeninternen Praxis ab.

Man sollte zudem immer die eigenen Urlaubspläne bedenken: Wer die meiste Zeit in einem Funkloch steckt, sollte nicht versprechen, regelmäßig erreichbar zu sein. Mir ging das zum Beispiel in einem Urlaub in Wales so: Ich hatte versprochen wenigstens einmal am Tag meine E-Mails zu prüfen – dummerweise hatte das Ferienhaus kein WiFi und in der ganzen Umgebung gab es nur eine einzige Stelle mit halbwegs vernünftigem Handy-Empfang. Und so stand ich mitten im Regen auf einer Anhöhe, Hand in die Luft gereckt in der Hoffnung, dass die versprochene E-Mail irgendwann einmal vollständig gesendet ist.

3. Notfallnummer – ja oder nein?

Alternativ zur E-Mail ist es natürlich auch möglich, eine Notfall-Handynummer zu hinterlegen. Hier ist aber Vorsicht angebracht, denn klingelt im Urlaub ständig das Telefon, dann ist Erholung kaum möglich. Es macht daher Sinn, die Nummer nicht jedem Kunden oder Klienten auszuhändigen, sondern diese bei einem Kollegen mit der deutlichen Ansage zu hinterlegen, wirklich nur im Notfall anzurufen und ggf. eine Nachricht auf der Mailbox zu hinterlassen, so dass man zurückrufen kann, wenn es zeitlich gerade passt. Dann kann das Telefon auch mal im Hotel oder Ferienhaus bleiben. Auch der Hinweis „Ich weiß gar nicht, ob ich da Netz habe“ kann von vorneherein klar machen, dass man eigentlich nicht zu erreichen ist.

4. Urlaub als Unternehmenspolitik

Unternehmensleiter und Manager sollten es grundsätzlich unterstützen, dass Urlaub auch wirklich Urlaub ist und dies als Firmenpolitik durchsetzen. Das heißt zum Beispiel, rechtzeitig eine Übergabe zu machen, wenn ein Mitarbeiter in den Urlaub geht, so dass ein Kollege die Aufgaben vorübergehend übernehmen kann. Bei der Projektplanung sollte man Urlaubszeiten und Pausen direkt einplanen. Das klingt vielleicht erst einmal nach einem Zeitverlust, ist aber eine Investition in die Zufriedenheit der Mitarbeiter. Diese arbeiten ausgeruht nicht nur besser, die dadurch ausgedrückte Wertachtung für Mitarbeiter und ihre privaten Bedürfnisse stärkt zudem die Bindung an das Unternehmen und ist damit Teil einer zukunftsgewandten Unternehmenspolitik.

4. Arbeit im Büro lassen

Wer sich wirklich erholen will, sollte sich keine Arbeit mit nach Hause und schon gar nicht mit in den Urlaub nehmen – selbst wenn es nur noch diese eine kleine Kalkulation oder der finale Feinschliff für einen Antrag ist. Wer weiß, dass es bald in den Urlaub geht, der braucht vorab gutes Zeitmanagement, um wichtige Projekte abzuschließen, und sollte eine entsprechende Übergabe mit den Kollegen einplanen. Sind alle wichtigen oder dringenden Sachen abgeschlossen, bevor es in den Urlaub geht, lässt es sich leichter entspannen. Das heißt manchmal auch „nein“ zu neuen Aufgaben zu sagen und auf den bevorstehenden Urlaub zu verweisen. Auch hier ist selbstverständlich die entsprechende Unternehmenskultur eine wichtige Voraussetzung, dass das möglich ist. Reagieren Kollegen und Vorgesetzte mit einem Augenrollen oder dem Hinweis „Arbeit sollte aber nun wirklich wichtiger sein, als der Urlaub“, dann ist es natürlich nicht einfach, sich gegen derartige Widerstände durchzusetzen. Wer ständig dazu gezwungen ist, Arbeit mit nach Hause oder in den Urlaub zu nehmen, weil das schlichtweg erwartet wird, sollte aber eventuell über einen Jobwechsel nachdenken. Betriebsleiter und Manager hingegen sollten in derartigen Fällen die eigene Betriebsführung überdenken.

5. Auf Familie und Freunde hören

Spätestens, wenn sich die Mitreisenden beschweren „Du hängst ja ständig am Telefon“, sollte man das eigene Verhalten überprüfen. Manchmal ist es einfach, den Überblick zu verlieren und man verschätzt sich, wieviel Zeit man eigentlich vor dem Computer oder am Handy verbringt. Und natürlich soll Urlaub für alle entspannt und schön sein. Miteinander zu kommunizieren und aufeinander Rücksicht zu nehmen ist daher wichtig. Umgekehrt gilt das natürlich auch: Muss tatsächlich einmal etwas im Urlaub erledigt werden und wird dies nicht zu einer Dauersache, sollten die Mitreisenden – seien es Freunde oder die Familie – dafür Verständnis aufbringen. Im Notfall müssen sie halt einmal alleine einen Ausflug machen.

6. Ganz wichtig: Die richtige Einstellung

Urlaub ist auch eine Kopfsache. Wer viel arbeitet und es nicht gewohnt ist, zwischendrin abzuschalten, den plagt oft das schlechte Gewissen. Und das sorgt dann wiederum dafür, dass man halt doch noch einmal schnell die E-Mails checkt. Wer also in den Urlaub fährt – oder auf Balkonien bleibt – der sollte sich immer bewusst machen: ein ausgeruhtes Gehirn arbeitet besser. Wenn wir wirklich effektiv sein wollen, müssen wir uns zwischendrin erlauben, Pausen zu machen und abzuschalten. Regeneration ist wichtig, wenn das Gehirn und der restliche Körper sonst auf Dauerbetrieb laufen. Das heißt: Mit Urlauben und Verschnaufpausen am Wochenende tun wir uns und unserer Arbeit einen großen Gefallen. Es besteht also kein Grund, sich irgendwie schlecht oder faul zu fühlen.