Neue Mitarbeiter*innen im Unternehmen anzulernen und die Übergabe reibungslos zu gestalten, wenn jemand das Unternehmen verlässt, ist beides eine Kunst. Dabei sollte man es bestehenden Mitarbeiter*innen ebenso wie den Neulingen und den Abgänger*innen so einfach und unkompliziert wie möglich zu machen, denn wenn das Onboarding und Offboarding reibungslos funktioniert, dann hinterlässt dies einen bleibenden positiven Eindruck. Standardisierte Prozesse sind dabei sehr hilfreich. Daher werfen wir einen genaueren Blick darauf, was zu einem erfolgreichen On- und Offboarding dazugehört.
Professionelles Onboarding und Offboarding
Onboarding: Neue Mitarbeiter erfolgreich integrieren
Ein neuer Job ist spannend und aufregend – und kann richtig nervös machen. Entsprechend wichtig ist es, dass man neue Mitarbeiter*innen in den ersten Tagen und Wochen an die Hand nimmt und ihnen das Unternehmen und die Arbeitsweise erklärt. So gibt man den Neuen auch gleich das Gefühl, dass sie im Unternehmen willkommen sind, und sie werden sich entsprechend motivierter fühlen. Wird man am Anfang alleine gelassen und sitzt beispielsweise erst einmal Stunden am Schreibtisch und versucht sich durch die Handbücher zu arbeiten, ohne dass irgendwer mit einem spricht, dann fühlt man sich alleine gelassen, überfordert und vielleicht sogar genervt. Das ist kein guter Start. Das richtige Onboarding ist der Schritt für den Erfolg im neuen Unternehmen.
Das richtige Onboarding am Arbeitsplatz ist für Arbeitnehmer*innen entscheidend, um erfolgreich in die neue Karriere zu starten.
Ein schlechter – oder gar nicht vorhandener – Onboarding Prozess ist nicht nur eine verpasste Chance neue Mitarbeiter*innen dem Team vorzustellen und sie mit den Werten des Unternehmens vertraut zu machen, es hat sich gezeigt, dass dies auch handfeste Konsequenzen hat: Entsprechen die ersten Tage im neuen Job nicht den Erwartungen, dann ist man oft enttäuscht und entsprechend nimmt man das Unternehmen negativer wahr, die Moral und das Engagement sinken – oft ungewollt und unbewusst. Im schlimmsten Fall schließt man innerlich schon mit dem neuen Job ab, bevor man ihn überhaupt richtig angefangen hat. Ein gutes Onboarding auf der anderen Seite kann dazu beitragen, Mitarbeiter*innen langfristig an das Unternehmen zu binden, da sie bereits die ersten Tage positiv wahrnehmen und man somit die Basis für die spätere gute Zusammenarbeit legt. Das schafft entsprechende Motivation und verbessert langfristig die Performance der Einzelnen und des Teams.
Der Onboarding-Prozess ist somit Teil einer positiven – oder negativen – Unternehmenskultur, die wiederum Einfluss darauf hat, wie erfolgreich man seine Unternehmensziele erreicht: Motivierte Mitarbeiter erzielen bessere Erfolge und gute Prozesse machen Unternehmen kosteneffizienter. Daher sollte man das Onboarding nicht als eine Nebensache betrachten, sondern es gezielt planen und fördern. Doch wie? Wir haben 10 Tipps zusammengestellt:
1. Das Onboarding beginnt vor dem ersten Arbeitstag
Das Onboarding ist ein langfristiger Prozess und beginnt nicht erst, wenn der neue Mitarbeiter oder die neue Mitarbeiterin den ersten Arbeitstag hat, sondern bereits in der Zeit zwischen dem Jobangebot und dem Jobantritt. Man sollte in dieser Zeit mit den Kandidat*innen im steten Austausch stehen. Dazu gehört es, dass man ihnen das Gefühl gibt, dass man immer für Rückfragen zur Verfügung steht – und dass man diese Fragen dann auch wirklich beantwortet. So gibt man ihnen bereits das Gefühl, Teil des Teams zu sein.
2. Transparenz
Der Onboarding-Prozess sollte kein Geheimnis sein. Er sollte für alle transparent und offen sein, für die Kandidat*innen ebenso wie für die bestehenden Mitarbeiter*innen. Eine gute Option ist es, wichtige Richtlinien, Dokumente und Checklisten in einem geteilten Ordner auf dem Server bereitzuhalten, so dass alle am Onboarding-Prozess Beteiligten darauf zugreifen können. Das heißt auch, dass jemand im Unternehmen dafür verantwortlich ist, dass diese Dokumente immer aktuell und auf dem neuesten Stand sind. Darüber hinaus gibt es Software-Lösungen, die den Onboarding-Prozess unterstützen.
3. Standards und Personalisierung
Bestimmte Abläufe im Onboarding sollten standardisiert sein, beispielsweise Checklisten und Dokumente, die den Kandidat*innen zur Verfügung gestellt werden. Dazu gehören Infos über interne Abläufe, ein Schema mit der Managementstruktur und den Ansprechpartner oder Informationen über zusätzliche Vergünstigungen oder betriebsinterne Kinderbetreuung. Den bürokratischen Papierkram wie Verträge oder Vertraulichkeitserklärungen sollte man grundsätzlich schnell erledigen. Darüber hinaus sollte das Onboarding aber auch auf die Persönlichkeit der Kandidat*innen zugeschnitten sein. Jede*r neue Mitarbeiter*in hat andere Fragen und Bedürfnisse und darauf sollte man eingehen.
4. Zeitnaher Zugang zu den IT-Systemen
Der erste Arbeitstag ist da, man ist bereit mit der Arbeit zu beginnen, doch man kann sich nicht einmal am Computer anmelden: Der E-Mail-Account ist noch nicht eingerichtet oder man hat keinen Zugang zum Team Chat. Das sind unnötige Barrieren, die man im Vorfeld ausräumen sollte. Auch sollte jemand zur Verfügung stehen, der ggf. bei IT-Problemen helfen kann und erklärt, wie die Systeme funktionieren. Gibt es eine firmeninterne Software, dann sollte es dafür eine entsprechende Einführung geben – per Videokurs, im persönlichen Gespräch oder via Online-Call.
5. Neuzugang im Büro? Ein Arbeitsplatz sollte zur Verfügung stehen
Nicht jeder arbeitet heute vom Büro aus. Remote Arbeitern sollte rechtzeitig die notwendige Ausstattung wie ein Firmenlaptop zugeschickt werden. Für diejenigen, die Vollzeit oder in Hybrid-Arbeit im Büro arbeiten, sollte bereits im ersten Arbeitstag nicht nur der Laptop, sondern auch ein Arbeitsplatz zur Verfügung stehen. Gibt es im Unternehmen Hotdesks dann sollte in den ersten Tag ein Platz für den oder die neue Kolleg*in reserviert sein – am besten neben oder in der Nähe der anderen Teammitglieder.
Zu einem guten Arbeitsplatz gehört ein ergonomischer Stuhl, der richtige Monitor und die richtige Einstellung des Arbeitsplatzes. In vielen Unternehmen gibt es inzwischen Expert*innen, die dabei helfen, den Arbeitsplatz richtig einzurichten. Auch das gehört zum Onboarding.
6. Meet the Team! Die Kollegen kennenlernen
Das bringt uns direkt zu nächsten Punkt: Manager sollten Zeit einräumen, damit alle Teammitglieder nach und nach den oder die neue Kolleg*in treffen und kennenlernen können. Es kann als Neuling im Unternehmen überwältigend sein, wenn man direkt alle neuen Kolleg*innen trifft, daher sind Gespräche in kleinen Gruppen oder Eins-zu-Eins-Gespräche angebracht, bevor man ein größeres Teammeeting anberaumt. Das erste Treffen sollte zwischen dem neuen Teammitglied und der oder dem Manager*in sein, in dem sie die Pläne für die ersten Tage diskutieren. Meistens haben Manger*innen selbst keine Zeit, neue Kolleg*innen herumzuführen, daher sollte man vorab festlegen, wer das neue Teammitglied als Mentor*in an den ersten Tagen begleitet und herumführt.
7. Mentoring und Training
Ein Mentor oder eine Mentorin sollte in den ersten Wochen für Fragen zur Verfügung stehen und sozusagen ein freundliches Gesicht inmitten all der neuen Gesichter sein. Am besten sollte man versuchen, eine*n Mentor*in zu finden, deren Persönlichkeit zum Neustarter oder zur Neustarterin passt. Vielleicht gibt es sogar ähnliche Interessen oder Arbeitsschwerpunkte, die es einfacher machen, eine Verbindung aufzubauen.
8. Mehr als Arbeit: Soziale Events oder gemeinsames Mittagessen
Soziale Events wie ein informelles Mittagessen machen es einfacher, neue Teammitglieder zu integrieren, da oft die Nervosität abfällt, die man in den ersten Tagen am Arbeitsplatz hat. Sie bieten die Chance, neue Kolleg*innen persönlich kennenzulernen und über Themen zu reden, die nicht nur mit der Arbeit zusammenhängen. Man sollte dabei immer die Persönlichkeit des neuen Teammitglieds berücksichtigen. Ist jemand sehr introvertiert, dann ist ein Mittagessen mit 20 neuen Kolleg*innen vielleicht nicht die beste Idee. Wie immer ist Kommunikation hier der der Schlüssel: Man sollte sich die Zeit nehmen die Wünsche, Bedürfnisse und Ideen kennenzulernen. Hier sei noch einmal auf Punkt 1 verwiesen: Onboarding beginnt nicht am ersten Arbeitstag, solche Fragen kann man bereits vorab klären.
9. Erste Ziele setzen
Ziele geben Orientierung. Das gilt bereits an Beginn einer Karriere oder eines neuen Jobs. Dabei sollten die Ziele nicht zu ambitioniert sein, so dass neue Mitarbeiter*innen nicht überfordert sind, aber man sollte dennoch rechtzeitig klären, was sie in den ersten Wochen und Monaten erreichen möchten und wie sie sich dann die weitere Karriere vorstellen. So können sie gezielt darauf hinarbeiten und Manager*innen können sie gezielt dabei unterstützen. Auch hilft es dabei, herauszufinden, was die Motivationsfaktoren sind.
10. Regelmäßige Check-ins und Feedback-Runden
Wie bereits diskutiert beginnt der Onboarding-Prozess nicht erst am ersten Arbeitstag und genauso endet er nicht nach der ersten Woche. Über die ersten Wochen und Monate sollte man regelmäßig mit den neuen Mitarbeiter*innen sprechen, wie sie sich in im Unternehmen zurechtfinden, wie sie mit den Kolleg*innen auskommen und welche Probleme sie vielleicht in ihrem neuen Job sehen. Regelmäßige Check-ins und Feedback-Runden sind das A und O für erfolgreiches Onboarding. Dazu gehört es auch, dass man sich als Unternehmen Feedback von den Neustarter*innen holt, wie sie den Onboarding-Prozess empfunden haben und was sie verbessern und verändern würden. Immerhin lernen auch Manager*innen und die Unternehmensführung nie aus
Offboarding: Den Ehemaligen einen positiven Eindruck mit auf den Weg geben – und interne Probleme vermeiden
Offboarding ist die andere Seite der Medaille, nämlich wenn Mitarbeiter*innen das Unternehmen verlassen. Auch hierfür sollte es entsprechende Prozesse und Standards geben, um den Übergang im eigenen Unternehmen zu regeln und damit beim ehemaligen Teammitglied ein positiver Eindruck zurückbleibt. Gehen Unternehmen und Mitarbeiter*innen im Streit auseinander, dann ist das allerdings ein Sonderfall und nicht alle der folgenden Punkte treffen dann zu.
Der letzte Tag im Büro sollte durch Offboarding gut vorbereitet sein, damit das Unternehmen in guter Erinnerung bleibt.
Was aber gehört grundsätzlich zu einem guten Offboarding?
1. Papierkram rechtzeitig erledigen
Unternehmen sollten immer sicherstellen, dass alle Formalia rechtzeitig erledigt sind. Dazu gehören beispielsweise das Ausstellen eines Arbeitszeugnisses oder Referenzen für den nächsten Arbeitgeber. Auch das technische Offboarding muss beachtet werden: So müssen Zugänge gesperrt der gelöscht werden, Laptops und Firmenhandys müssen zurückerstattet werden und es muss sichergestellt sein, dass die Emails, die noch im Posteingang landen, entsprechend weitergeleitet werden.
Gehen Mitarbeiter*innen und Unternehmen im Guten auseinander, dann können Unternehmen die Ehemaligen bitten, eine Referenz auf einem Bewertungsportal zu hinterlassen. head for work ist beispielsweise im Bewertungsportal kununu als Top Company 2024 ausgezeichnet worden. Wenn Mitarbeitende lange Zeit in einem Unternehmen gearbeitet haben, dann ist es für sie wichtig, eine detaillierte Dokumentation der Aufgabenbereiche zu erstellen. Das hilft zum einen beim Ausstellen des Arbeitszeugnisses, zum anderen bei den internen Prozessen, wie sich in Punkt 2 zeigt.
2. Interne Übergaben und neue Zuständigkeiten klären
Hat man eine gute Dokumentation, dann geht man sicher, dass kein Know-how verloren geht. Hier sollte man bald ehemalige Teammitglied rechtzeitig mit einbeziehen, so dass er oder sie die Aufgaben und Verantwortlichkeiten an den oder die Nachfolger*in übergeben kann. Neue Zuständigkeiten sollte man nicht erst klären, wenn jemand das Unternehmen bereits verlassen hat. Ist noch kein*e Nachfolger*in gefunden, dann ist die Dokumentation im Offboarding-Prozess der erste Schritt für das erfolgreiche Onboarding eines neuen Teammitglieds.
3. Interne und externe Kommunikation
Man sollte die Mitarbeiter*innen rechtzeitig darüber informieren, wenn jemand das Team verlässt. Das sollte proaktiv erfolgen und nicht erst, wenn es sich Dank der Büro-Gerüchteküche herumgesprochen hat. So kann man beruhigend auf andere Teammitglieder einwirken, Fragen beantworten und womöglich auftretende Sorgen ausräumen. Manager*innen sollten entsprechend für Rückfragen und Eins-zu-eins-Gespräche zur Verfügung stehen.
Man sollte zudem Sprachregelungen festlegen, wie man das Ausscheiden mit Geschäftspartnern und Kund*innen kommuniziert. Gerade wichtigen Kund*innen sollte man die Veränderungen im Unternehmen persönlich mitteilen und dafür sorgen, dass sie weiterhin eine*n Ansprechpartner*in im Unternehmen haben, insbesondere wenn das ausscheidende Teammitglied persönlichen Kundenkontakt hatte.
4. Die offizielle Verabschiedung
Normalerweise ist es üblich, dass es zur Verabschiedung eine kleine Feier gibt – oft in Form von Kaffee und Kuchen im Büro. Oft bringt das ausscheidende Teammitglied den Kuchen mit. Teamleiter sollten das ihrige tun, um den Abschied erfolgreich zu gestalten, beispielsweise dafür sorgen, dass alle Mitarbeitenden eine Karte unterschreiben. Man kann Blumen schenken oder Getränke spenden. Ist das Budget etwas größer, dann bietet sich auch ein vom Unternehmen gesponsortes Abschiedsessen an. Warum man das machen soll? Es zeigt Wertschätzung gegenüber der oder dem Mitarbeiter*in und ist eine Form, die Leistung im Unternehmen anzuerkennen. Schließlich möchte man als Unternehmer*in, dass Ehemalige das Unternehmen in guter Erinnerung behalten und anderen als guten Arbeitsplatz weiterempfehlen. Employer Branding ist hier ein wichtiges Schlagwort und dazu gehört auch, dass ehemalige Mitarbeiter*innen Positives über den ehemaligen Arbeitgeber zu berichten haben.
5. Feedback einholen und in Kontakt bleiben
Letzter Tag und Nimmerwiedersehen? Nein. Unternehmen sollten sich bemühen, Feedback von Ehemaligen einzuholen, denn nur durch Feedback kann man die eigene Performance verbessern. Wie haben Mitarbeiter*innen das Unternehmen als Arbeitgeber erlebt? Wie haben sie den Offboarding-Prozess empfunden? Gibt es da Dinge, die das Unternehmen anders – und besser – machen sollte? Man sollte hier offen sein für Kritik. Auch sollte man versuchen mit den ehemaligen Mitarbeiter*innen in Kontakt zu bleiben, um ein gutes Netzwerk aufzubauen. Man kann beispielsweise über professionelle Netzwerke wie LinkedIn in Kontakt bleiben oder ehemalige Mitarbeiter*innen in den Newsletter aufnehmen.