Costs of Vacancy oder Vakanzkosten sind ein negativer Faktor für Unternehmen: Bleiben Stellen unbesetzt hat das finanzielle Folgen.
Wir zeigen warum.
Deutschland hat ein Stellenproblem und das verschärft sich zunehmend: Unternehmen fällt es schwer passende Fachkräfte zu finden und oft bleiben Stellen über Wochen oder gar Monate unbesetzt. Das betrifft einen Großteil der Branchen und macht sich selbst im Privatleben bemerkbar: Wer nach einem Handwerker für Reparaturen im Haus sucht oder auf einen Facharzttermin angewiesen ist, der kann sich meist auf lange Wartezeiten einstellen. Wie akut die Situation ist, kann man anhand der Engpassanalyse der Bundesagentur für Arbeit leicht nachvollziehen: Ein überwiegender Teil der Berufsgruppen ist mit drei roten Balken gekennzeichnet, das heißt, es gibt ‚Anzeichen eines Engpasses‘. Für Unternehmen bedeutet dies nicht nur einen Mehraufwand bei der Stellenbesetzung, sondern ganz handfeste finanzielle Einbußen. Man spricht hier von Vakanzkosten oder Costs of Vacancy (CoV).
Mehr als 100 Tage, um Stellen zu besetzen
Über 140 Tage dauerte es 2023 im Schnitt, eine Stelle neu zu besetzen. In Bereichen mit besonders hohem Fachkräftemangel wie der Altenpflege, der Baubranche und im Sanitär- und Heizungsbereich liegt die Zeitspannen mit über 250 Tagen sogar noch höher. Die damit verbundenen Kosten lassen sich nur schwer berechnen. Denn es geht nicht allein um die Aufträge, die man auf Grund von Personalmangel nicht erfüllen kann, was zu einem Auftrags- und Gewinnverlust führt. Fehlt es an Fachkräften, dann müssen die anderen Mitarbeiter*innen oft eine Mehrleistung erbringen. Das führt nicht selten zu Erschöpfung und Burnout, schlechter Stimmung im Team und damit sinkender Produktivität und einem hohen Krankenstand.
All dies muss bei der Kalkulation von Vakanzkosten mit einbezogen werden. Ein mathematisches Modell dafür hat 2007 der amerikanische Professor John Sullivan in einem Aufsatz entwickelt. Der ist öffentlich zugänglich und erläutert die verschiedenen Faktoren, die in die CoV mit einfließen.
Eine vereinfachte Formel nimmt das Bruttojahresgehalt, die Arbeitstage pro Jahr, die Anzahl der vakanten Stellen und einen Wichtigkeitsfaktor zwischen 1 und 3 (je nachdem wie hoch die Bedeutung für das Unternehmen ist) als Basis für die Kalkulation von Vakanzkosten. Das erlaubt es Unternehmen grob zu berechnen, welche Kosten Ihnen durch offene Stellen entstehen.
Eine ähnlich vereinfachte Formel nutzt das Stellenportal StepStone, um die Kosten von Vakanzen zu berechnen. Die Formel basiert auf dem Gehalt, der Vakanzzeit in Arbeitstagen und der Unternehmensgröße bzw. den durchschnittlichen Umsätze einer Arbeitskraft. Das Portal nutzt dabei sowohl den eigenen Datensatz, als auch die Daten der Bundesagentur für Arbeit. Neben der Unternehmensgröße spielt natürlich auch die Branche bei den Vakanzkosten eine Rolle, denn die Anzahl der durchschnittlichen Vakanztage ist sehr unterschiedlich.