Remote-Management: Diese Fähigkeiten sollten Führungskräfte schulen

Grundsätzlich kann die Remote-Arbeit die Kollaboration und Kommunikation sogar fördern. Doch wie geht das und was muss man beachten?

Remote-Manager brauchen die gleichen Fähigkeiten wie Manager, die mit Teams vor Ort arbeiten. Darüber hinaus sollten sie aber großen Wert darauf legen, die folgenden Soft Skill weiter auszubauen, um erfolgreich aus der Ferne führen zu können. Wer sich allein auf altgediente Führungsqualitäten verlässt, ohne sich neue, für die Remote-Arbeit notwendige Fähigkeiten anzueignen, riskiert es, mehr Probleme zu schaffen als zu lösen.

1. Kommunikationsfähigkeit verbessern: Manager müssen grundsätzlich gute Kommunikatoren sein. Bei der Remote-Arbeit ist dies aber doppelt wichtig. Sie sollten ihre Körpersprache und ihren Ton schulen und auch in der schriftlichen Kommunikation eine geeignete Ansprache entwickeln. Darüber hinaus müssen sie wissen, welchen Kanal sie am besten für welche Art der Kommunikation wählen. So kann es hilfreich sein, eine Arbeitsanweisung per E-Mail zu versenden, so dass Mitarbeiter diese abspeichern und später erneut aufrufen können. Wer aber wegen jeder Kleinigkeit eine E-Mail schreibt, der riskiert, dass Mitarbeiter anfangen diese zu ignorieren, weil sie mit Nachrichten überflutet werden. So übersehen sie dann vielleicht eine wirklich wichtige Anweisung. Kurze Nachrichten sind per Chat besser geeignet. 
   Zudem sollten Manager lernen, aktiv zuzuhören. Während Meetings sollten sie sich voll und ganz auf die Mitarbeiter konzentrieren, statt nebenbei ein paar Emails zu beantworten oder Stunden einzuplanen. So gehen sie sicher, dass sie auch die kleinen unterschwelligen Nuancen in der Kommunikation mitbekommen und geben Mitarbeitern zugleich das Gefühl der Wertschätzung. Mitarbeiter brauchen darüber hinaus regelmäßig Feedback. Auch das gehört zu guter Kommunikation.
2. Neue Ansätze, um die Produktivität zu messen: Dass Mitarbeiter bei der Remote-Arbeit womöglich nur die Daumen drehen, ist eine Sorge vieler Manager von Remote-Teams. Oft genug wird die Leistung an abgesessenen Stunden oder Aufgabenlisten gemessen. Der Mitarbeiter war 8 Stunden im Homeoffice? Abgehakt. Der Mitarbeiter hat 5 Aufgaben erledigt? Abgehakt. Diese Art, die Arbeit zu messen, ist nicht immer ideal, wenn es um Remote-Arbeit geht. Statt Quantität sollte die Qualität im Zentrum stehen. So mag ein Mitarbeiter in kurzer Zeit viele kleine Verwaltungsaufgaben abhaken, ein anderer aber verbringt Stunden mit einer schwierigen Aufgabe, die genaue Kalkulationen benötigt. Schaut man nur darauf, wieviele Aufgaben Mitarbeiter am Tag abgehakt haben, dann übersieht man die eigentliche Leistung. Viele kleine Aufgaben sehen dann produktiver aus, auch wenn sie in der Realität kein Anzeichen hoher Produktivität sind, sondern schlichtweg einfacher zu bewältigen waren. Manager müssen also lernen, die Aufgaben nach ihrer Komplexität und der Herausforderung zu werten – insbesondere, wenn sie Mitarbeiter nicht die ganze Zeit im Blick haben.
3. Empathie als Vertrauensgrundlage: Vorgesetzte sollten grundsätzlich eine gehörige Portion Empathie mitbringen. Das lässt sich als Soft Skill lernen. Darunter versteht man, dass sich Menschen in andere hereinversetzen können. Manager sollten sich also immer bewusst sein, in welcher Situation Mitarbeiter arbeiten. Das ist schwieriger, wenn man remote arbeitet und der Manager die Arbeitsumstände nicht so genau kennt. Entsprechend sollte man mit den Mitarbeitern kommunizieren und nach den Arbeitsumständen fragen – insbesondere, wenn vielleicht Probleme auftreten oder die Arbeit nicht so schnell erledigt wird, wie man es erwartet. Statt daraus den Schluss zu ziehen, dass der Mitarbeiter vielleicht etwas faul ist, weil der Chef nicht so genau guckt, sollte man schauen, welche anderen Faktoren womöglich eine Rolle gespielt haben. Wer sich um das Wohlergehen aller Mitarbeiter sorgt, stärkt die Zufriedenheit und die langfristige Bindung an das Unternehmen.
4. Micromanaging vermeiden: Die Versuchung ist groß jede noch so kleine Aufgabe selbst zu übernehmen oder die Arbeit der Mitarbeiter minutengenau zu planen. Gerade bei der Remote Arbeit kann Micromanaging schnell das Gefühl erwecken, dass der Manager der Arbeitsleistung nicht traut. Manager müssen also lernen, eine gewisse Portion Kontrolle aufzugeben, und bestimmte Aufgaben den Mitarbeitern selbst zu überlassen. Wann genau sie welche Aufgabe erledigen, ist nicht so wichtig, solange sie zufriedenstellend und fristgerecht erledigt ist. Plötzliche Anrufe oder kontinuierliche Chat-Nachrichten, um zu checken, womit ein Mitarbeiter gerade beschäftigt ist, sind bei der Remote-Arbeit kein guter Management-Stil. Stellen wir uns nur einmal die gleiche Situation im Büro vor: Alle halbe Stunde schaut der Chef über die Schulter, fragt, was man gerade macht oder wirft einen Blick auf die Arbeit, die man gerade erledigt. Das stresst und wird bei Mitarbeitern zu Unzufriedenheit führen. 
5. Diverse Teams und unterschiedliche Zeitzonen managen: Remote-Arbeit bedeutet oft diverse Teams, die an unterschiedlichen Orten arbeiten und ihre eigene Arbeitskultur mitbringen. Oft genug sind Teams zudem ein Mix aus Remote- und Büro-Arbeitern, was zwei unterschiedliche Arbeitsstile in einem Team zusammenbringt. Dies zu einem dynamischen und kohärenten Team zusammenzufügen, stellt Manager vor große Herausforderungen. Dies wird noch komplizierter, wenn Mitarbeiter von allen Teilen der Welt aus arbeiten und man unterschiedliche Zeitzonen navigieren muss. Entsprechend gut muss man bei Meetings und Deadlines planen, um die richtigen Teammitglieder zusammenzubringen.
6. Schulungen und Training organisieren: Im modernen Arbeitsleben ist die Fort- und Weiterbildung von Mitarbeitern entscheidend für einen langfristigen Erfolg. Das gilt auch für Mitarbeiter und Manager, die remote arbeiten. Daher sollte man entsprechende online Schulungen arrangieren. Das können Video-Schulungen sein, oder auch der Zugang zu virtuellen Schulungs-Plattformen wie LinkedIn-Learning oder Xing E-Learning.
    

Kommunikationstechniken für das Führen aus der Ferne

Menschen sind von Natur aus auf gute Kommunikation angewiesen. Das gilt auch – und besonders – für Situationen, in denen Menschen nicht vom gleichen Ort aus arbeiten. Laut Forbes arbeiteten rund 26% der US-Amerikaner 2023 remote. Auch wenn einige große Konzerne wie Amazon bei der Remote-Arbeit zurückrudern und die Rückkehr ins Büro erwarten, wird uns die Remote-Arbeit auch in Zukunft erhalten bleiben. Damit müssen Manager weiterhin einen neuen, virtuellen Führungsstil mitbringen, um Teams zu leiten. Folgende Aspekte sind dabei eine wichtige Grundlage guter Kommunikation und damit eine Kernkompetenz:

1. Missverständnisse vermeiden: Insbesondere traditionelle Kommunikationsformen im Unternehmen können bei der Remote-Arbeit eine Herausforderung sein. Schriftliche Kommunikation wie Emails, Nachrichten oder Memos bergen das Risiko von Missverständnissen – insbesondere, wenn es um Probleme geht. Nehmen wir ein Beispiel: Der Manager sendet eine Nachricht, dass ein Kunde mit der Arbeit nicht zufrieden war. Das ist neutral und lediglich als eine Information gemeint. Doch der Mitarbeiter, der die Nachricht erhält und am Projekt gearbeitet hat, empfindet sie als einen Angriff auf die persönliche Leistung. Solche Missverständnisse zu vermeiden ist nicht einfach. Ein persönliches Gespräch per Online-Call wäre hier sicher besser gewesen. Manager und Mitarbeiter müssen lernen, welcher Kommunikationsweg am besten geeignet ist, aber auch, wie man effektiv Botschaften schriftlich kommuniziert.
2. Fallstrick Nicht-Kommunizieren: Erreichbarkeit sicherstellen: Der größte Fehler in der Kommunikation ist die Nicht-Kommunikation. Wer als Manager nie erreichbar ist, sich beispielsweise im Chat immer auf ‘nicht stören’ schaltet und selbst bei Notfällen nicht antwortet, der kann als Manager nicht erfolgreich führen. Auch wenn Manager oft unter Stress stehen und ihre eigenen Aufgaben erledigen müssen, sollten sie für ihre Teams erreichbar sein. Das bedeutet nicht nur passive Kommunikation: Sie sollten aktiv ihre Teammitglieder kontaktieren und regelmäßige Feedack-Sitzungen einplanen, um zu planen oder schlicht zuzuhören, welche Probleme bei der Arbeit aufgetreten sind.
3. Das Team und deren Arbeit kennenlernen und verstehen: Das gibt Managern die Möglichkeit, die Teammitglieder besser kennenzulernen. Das ist in einer normalen Büroumgebung einfacher, wo man sich im Flur trifft, einen Kaffee zusammen trinkt oder die Chance hat, in der Mittagspause zu quatschen. Manager sollten solche Möglichkeiten auch bei der Remote-Arbeit schaffen. Dabei geht es nicht nur darum, die Teammitglieder kennenzulernen, sondern auch Verbindungen zwischen Teammitgliedern zu schaffen. Wer sich kennt (und mag), arbeitet besser zusammen. Manager haben hier verschiedenen Möglichkeiten: Sie können interaktive und virtuelle Team Socials organisieren, beispielsweise eine gemeinsame Online-Kaffeepause oder einen virtuellen Spieleabend nach der Arbeit. Was genau sich eignet, hängt vom Team ab. Daher ist es so wichtig, die Mitarbeiter kennenzulernen. Wer sein Team besser einbinden will, kann die Organisation solcher Team-Events einem Team-Mitglied überlassen, das Spaß daran hat. Kurz gesagt: Auch bei der Remote-Arbeit ist es wichtig eine gute Unternehmenskultur zu etablieren.
    

Werkzeuge und Tools für die Remote-Teamführung

Eine wichtige Voraussetzung neben einem neuem Kommunikationsstil ist die richtige technische Ausstattung und gute Tools für die Remote-Arbeit

1. Chats und Online-Telefonie: Online-Chat und Video-Telefonie gehören inzwischen zum Arbeitsalltag. Egal, wofür sich das Unternehmen entscheidet (sei es beispielsweise MS Teams oder Zoom): Man sollte sicherstellen, dass alle Mitarbeiter die gleichen Kommunikationswerkzeuge nutzen. So stellt man Erreichbarkeit und barrierefreie Kommunikation sicher. Insbesondere bei wichtigen Calls sollte jemand Protokoll führen. Die meisten Apps und Softwarelösungen erlauben zudem eine automatische digitale Mitschrift. Auch kann man Video-Anrufe aufzeichnen, so dass Teammitglieder, die nicht an der Sitzung teilnehmen konnten, später darauf zurückgreifen können. Hier sollte man aber sicherstellen, dass man das Einverständnis aller Teilnehmer hat, da sich nicht jeder Mitarbeiter wohl fühlt, wenn er aufgezeichnet wird. Alternativ kann man Teilnehmern die Möglichkeit geben, während der Aufnahme die Kamera abzuschalten. Grundsätzlich sollte man ohnehin eine Richtlinie etablieren, was die Nutzung der Kamera angeht. Bei großen Präsentationen ist die Videofunktion nicht unbedingt notwendig, bei kleineren Team-Calls kann es aber helfen, wenn sich die Mitarbeiter ‘Face-to-Face’ ansehen können. Das schafft eine bessere Teambindung und hilft bei der Kommunikation, da wir nicht nur mit der Stimme, sondern auch mit der Körpersprache und dem Gesichtsausdruck kommunizieren.
2. Online-Planungstools und Whiteboards: Planungswerkzeuge helfen nicht nur Mitarbeitern dabei, ihren Arbeistalltag und Aufgaben besser zu planen und umzustetzen. Sie bieten Managern zudem die Möglichkeit, einen Überblick über den Stand der Arbeit oder die eingeplanten Stunden zu bekommen. Das hilft Ihnen, das Team besser zu managen. Dies funktioniert übrigens auch für nicht remote arbeitende Teams. Neben Planungstools können auch virtuelle Whiteboards helfen, um beispielsweise Ideen zu sammeln oder Brainstorming-Sitzungen abzuhalten.
3. Sharepoint und Cloud-Services: Remote-Teams müssen die Möglichkeit haben auf Daten und Dokumente zuzugreifen und gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten. Plattformen wie Microsofts Sharepoint oder Cloud-Services sind hier eine gute Lösung. Man sollte dabei immer die Datensicherheit garantieren. Am besten spricht man hier mit der eigenen IT-Abteilung oder holt sich extern Hilfe, um einen sicheren Datenaustausch zu gewährleisten.
4. Software- und Hardware-Bereitstellung: Manager müssen dafür sorgen, dass Mitarbeiter alle notwenigen Werkzeuge haben, um erfolgreich zu arbeiten. Dazu gehört die notwenige Hardware wie Computer/Laptop, Monitor, Maus, Tastatur und Headset. Mit Blick auf die Gesundheit der Mitarbeiter kann es zudem sinnvoll sein, die Arbeitssituation zuhause zu anylsieren und beispielsweise einen ergonomischen Schreibtischstuhl zur Verfügung zu stellen. Darüber hinaus ist es wichtig, sicherzustellen, dass Mitarbeiter immer die neueste Software zur Verfügung zu haben. Dazu gehören regelmäßige Updates bestehender Software-Lösungen.
    

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