Soft Skills: Mehr als reines Fachwissen

Soft Skills sind Fähigkeiten, die nicht im direkten Bezug zum Berufsfeld oder zur Branche stehen. Anders als Fachwissen, für das es während des Studiums oder der Ausbildung bestimmte Lehrpläne gibt, gibt es keine Soft-Skills-Akademie und kein Soft Skills ‚von A bis Z‘. Soft Skills lassen sich erlernen, haben aber mehr mit der Persönlichkeitsentwicklung, denn mit dem Berufsfeld zu tun. Man spricht bei Soft Skills daher auch von übertragbaren Fähigkeiten. Das heißt, selbst, wenn man in einen komplett anderen Beruf wechselt, sind diese Fähigkeiten noch immer nutzbar. Laut der Harvard University machen Soft Skills etwa 85% des Berufserfolgs aus und wiegen daher oft schwerer als die mühsam angeeigneten Berufsfähigkeiten. Laut Studien wächst die Bedeutung von Soft Skills im Vergleich zu Fachwissen, insbesondere in unserer mobilen und digitalen Arbeitswelt, die neue Herangehensweisen an den Arbeitsalltag erfordert.

Soft Skills als entscheidende Fähigkeit für eine erfolgreiche Karriere

Soft Skills erlauben Mitarbeitern nicht nur ihren Job zu machen – sie erlauben es, diesen Job gut zu machen. Nehmen wir hierfür ein paar Beispiele:

1. Jemand, der gutes Zeitmanagement und die Fähigkeit hat, sich selbst zu organisieren, wird sehr viel erfolgreicher an einem Projekt arbeiten, als jemand der ständig die Zeit vergisst und dann seine Arbeit zu spät abliefert – oder bei jeder Aufgabe zunächst den Vorgesetzten fragt, ob und wie man es machen soll, statt selbst Initiative zu ergreifen.
2. Nehmen wir das Beispiel Kommunikationsfähigkeit: Mitarbeiter A ist eine guter Kommunikator. Dementsprechend wissen Vorgesetzte und Kollegen immer, was der derzeitige Arbeitsstand ist, wo möglicherweise Probleme auftreten und wenn es beispielsweise aufgrund eines Lieferantenproblems zu Verzögerungen kommt. Mitarbeiter B ist notorisch für die Nicht-Kommunikation. Er arbeitet zwar meist effizient, aber leise vor sich hin. Gibt es Probleme, versucht er sie selbst zu lösen, sagt aber weder Vorgesetzten noch Kollegen Bescheid. Am Ende verstrickt er sich in den Problemen und bittet viel zu spät um Hilfe. Die angehäuften Probleme dann zu lösen, ist für Vorgesetzte und Kollegen meist sehr viel aufwändiger, als wenn Mitarbeiter B frühzeitig auf Probleme hingewiesen hätte. Aufgrund mangelnder Kommunikationsfähigkeit ist ein kleines Problem unnötig groß geworden.

Soft Skills sind wichtig für die persönliche und berufliche Weiterentwicklung und eröffnen Mitarbeitern neue Potentiale und Karrierechancen. Sie sorgen für bessere Teamarbeit und eine bessere Unternehmenskultur – und damit für den Erfolg des Unternehmens. Daher legen Unternehmen einen so großen Wert auf Soft Skills. Mit guten Soft Skills können Mitarbeiter Initiative, Selbstbewusstsein, Organisationsfähigkeit und Resilienz zeigen. Teams sind besser darin, Probleme innovativ und positiv zu lösen. Darüber hinaus sind Soft Skills übertragbar – egal in welcher Rolle man arbeitet. Wechselt jemand in eine andere Position im Unternehmen, die andere Fachkenntnisse notwendig machen, so können sie die Soft Skills mitnehmen. Wer langsam im Unternehmen aufsteigt und Management-Funktionen übernimmt, kann diese Soft Skills ebenfalls übertragen. Soft Skills sind insbesondere in Management-Funktionen wichtig und wer sie frühzeitig weiterentwickelt, hat später gute Chancen, sie in einer Führungsposition erfolgreich zu nutzen.

Soft Skills im Bewerbungsverfahren

Aus Perspektive von Kandidaten gesprochen, die sich auf eine Stelle bewerben: Bei Bewerbungen können Soft Skills den entscheidenden Unterschied zwischen zwei Kandidaten ausmachen. Bringen zwei Kandidaten eine vergleichsweise gute Ausbildung und eine ähnliche Berufserfahrung mit, dann können Soft Skills den entscheidenden Faktor ausmachen, warum sich Unternehmen für einen Bewerber entscheiden – und nicht für den anderen oder die andere. Unternehmen möchten schließlich Mitarbeiter haben, die nicht nur ihren Job machen, sondern auch gut ins Team passen, zu einer positiven Stimmung und zur Unternehmenseffizienz beitragen. Für all dies spielen Soft Skills oft eine größere Rolle als das mühsam im Studium oder in der Ausbildung angeeignete Fachwissen.

Insbesondere bei der Einstellung neuer Mitarbeiter geht es nicht nur darum, welche Fähigkeiten und Soft Skills jemand bereits hat, sondern auch darum, wie großes Potential jemand mitbringt. Wer sich beispielsweise auf eine Stelle für Berufsanfänger bewirbt, wird natürlich noch kein Expertenwissen oder lange Berufserfahrung mitbringen. Wer hier aber bei der Bewerbung die Bereitschaft zum Lernen, Anpassungsfähigkeit, hohe Motivation und Enthusiasmus zeigt, hat definitiv einen Vorteil gegenüber anderen Kandidaten.

Soft Skills: So bewerten Personalberater Kandidaten und ihre Fähigkeiten richtig

Wir sehen also, dass Soft Skills zunehmend an Bedeutung gewonnen haben. Doch wie bewertet man in einem Rekrutierungsprozess derartige Fähigkeiten bei Bewerbern? Und worauf sollten Personalberater achten, wenn sie Kandidaten für eine Stelle sichten?

Soft Skills zu bewerten, ist nicht einfach. Man evaluiert sie nicht einfach wie bei Fachkenntnissen üblich anhand von Fachfragen oder des im Lebenslauf hinterlegten Ausbildungsweg. Darüber hinaus versuchen Kandidaten natürlich, sich in einem besonders guten Licht darzustellen. Daher sollten Personalberater und Personaler bei der Bewertung der Kandidaten nicht an der Oberfläche verweilen: Sie sollten vielmehr nachbohren, um herauszufinden, ob die Art, wie ein Kandidat sich darstellt, tatsächlich auf stabilen Fundamenten beruht, oder er oder sie für das Vorstellungsgespräch nur eine gute Fassade zeigt, hinter der sich aber nicht sehr viel verbirgt.

Personalberater sollten daher folgenden Aspekte und Schritte beachten, wenn Sie Kandidaten evaluieren:

1. Die Analyse von Soft Skills sollten nicht erst mit dem Vorstellungsgespräch beginnen. Vielmehr sollten die Soft Skills bereits in der Stellenausschreibung angesprochen werden, so dass Kandidaten bereits wissen, was von ihnen erwartet wird. Sie können so beispielsweise bereits im Anschreiben erwähnen, wie sie die Anforderungen an Soft Skills erfüllen und Beispiele dafür liefern, wie sie Soft Skills bislang im Berufsalltag genutzt haben. So haben Recruiter bereits von Anfang an einen Eindruck über das Verhalten und die nicht-fachspezifischen Fähigkeiten von Kandidaten.
2. Legen Sie vorab mit dem rekrutierenden Unternehmen fest, welche Soft Skills für den Job wichtig sind und welche Werte das Unternehmen vertritt. Erst danach sollte man die Stellenausschreibung aufsetzen und einen Fragenkatalog für das Vorstellungsgespräch erstellen, der auf genau diese Fähigkeiten und Persönlichkeitsaspekte abzielt. Das hilft dabei, alle Kandidaten objektiv zu bewerten, da sie alle die gleichen Fragen beantworten müssen. 
   • Im Verkauf können diese Fragen beispielsweise auf die Kommunikationsfähigkeit abzielen. Kommunikationsfähigkeit bedeutet dabei nicht, dass jemand von Natur aus extrovertiert ist und sich entsprechend gut im Interview schlägt. Zur Kommunikationsfähigkeit gehört auch, zuhören zu können, eine gewisse Empathie für das gegenüber zu zeigen, sowie die Fähigkeit, sich an die Kommunikationsstile verschiedener Personen anzupassen. 
   • Für Stellen, die mit hohem Zeitdruck und engen Deadlines verbunden sind, spielen Aspekte wie Zeitmanagement, Resilienz/Belastbarkeit und Stressmanagement eine wichtige Rolle.
3. Stellen Sie Fragen über das Verhalten im vorangegangenen Job. Das Verhalten von Arbeitnehmern im vorangegangenen Job liefert Aufschluss darauf, welche Soft Skills sie gezeigt und entwickelt haben. Recruiter können beispielsweise danach fragen, welche Konflikte Mitarbeiter erleben haben und wie sie diese gelöst haben. Man kann zudem fragen, wie sie mit Zeitdruck umgehen oder wie sie die Zusammenarbeit im Team erlebt haben. Wie gehen sie damit um, wenn sie an mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten, und was machen sie, wenn sich verschiedene Deadlines überschneiden? Wie priorisieren sie die Aufgaben? Wie und wann informieren sie ihre Vorgesetzten, wenn es Probleme mit der Deadline oder Projekten gibt? Wie gehen sie damit um, wenn sie und ein Kollege unterschiedlicher Meinung sind, wie sie mit einer Aufgabe oder einem Kunden bzw. einer Kundin umgehen sollten? Etc.
4. Personalberater und Personaler können mit Kandidaten Szenarien durchspielen, um herauszufinden, wie sie mit Szenarien umgehen, denen sie im Berufsalltag begegnen. Das können beispielsweise Rollenspiele sein, in denen der oder die Personalberater die Rolle von Kunden oder Zulieferern schlüpfen. Aufgrund der durchgespielten Szenarien können Personalberater lernen, wie Kandidaten verhandeln, wie es um ihre Kommunikationsfähigkeit bestellt ist, wie kreativ sie mit Herausforderungen umgehen und wie sie unerwartete Probleme lösen. Nach dem Rollenspiel sollten Sie mit den Kandidaten besprechen, warum sie welche Entscheidung getroffen haben und was sie besser machen könnten.
5. Neben gezielten Szenarien und Fragen sollten Personalberater zudem während des gesamten Interviews darauf achten, wie Kandidaten auf Fragen reagieren und wie sie sich im Interview verhalten. Hört ein Kandidat beispielsweise genau zu und beantwortet die Fragen präzise und gut strukturiert, dann kann das Rückschlüsse auf die Kommunikationsfähigkeit liefern. Gibt es einen Einstellungstest und der Kandidat macht viele Flüchtigkeitsfehler, nennt dann aber die Fähigkeit, stets ein genaues Auge zu haben und detailgetreu zu sein, dann kann das darauf hindeuten, dass diese Fähigkeit in der Tat nicht so ausgeprägt ist, wie er oder sie angibt. Ein wenig Vorsicht ist hier aber angebracht: So kann es sein, dass ein Kandidat eine Lese- und Schreibschwäche hat, und zwar im Berufsalltag sehr detailversessen ist, die eigenen Fehler im Text aber nicht sieht. Auch kann es sein, dass Kandidaten sehr aufgeregt sind. Das ist nicht per se eine Schwäche, denn Nervosität kann auch ein Anzeichen dafür sein, dass jemand wirklich großes Interesse an dem Job hat und entsprechend nervös ist, im Interview zu versagen. Das heißt aber nicht, dass der Kandidat auch im normalen Berufsalltag sehr nervös ist. Hier müssen Personalberater also abwägen. Im Zweifelsfall sollten sie Rückfragen stellen. Es ist vollkommen in Ordnung einen Kandidaten oder eine Kandidatin zu fragen, ob sie nervös sind, woran das liegt und ob sie das im Berufsalltag auch häufig erleben.

Am Ende sollten Personalberater also das Große und Ganze im Blick haben und den gesamten Prozess auswerten – vom Lebenslauf bis hin zum Einstellungstest, von gezielten Rollenspielen bis hin zum Interviewverhalten.

Förderung von Soft Skills in Unternehmen

Springen wir in die Zukunft – oder schauen auf einen anderen Fall: Menschen, die schon länger in einem Unternehmen arbeiten. Das Management sollte immer daran Interesse haben, die Soft Skills der Mitarbeiter auszubauen – und das auf allen Ebenen. Das beginnt auf der höchsten Ebene beim Management selbst und geht bis hin zu den Auszubildenden. Wer in die Ausbildung der Mitarbeiter investiert, wird zwar am Anfang Kosten haben, am Ende überwiegen aber die langfristigen Vorteile.

Soft Skills zu lernen ist oft viel schwieriger als das bei den klassischen ‚Hard Skills‘, also Fachwissen, der Fall ist, denn oft bedeutet dies erlerntes Verhalten und Denkmuster zu durchbrechen. Darüber hinaus lassen sie sich schwer messen, was es kompliziert macht, Fortschritte zu bewerten. Soft Skills zu erlernen ist daher ein langfristiger Prozess, der oft herausfordernd ist – auch persönlich.

Viele Trainingsprogramme beinhalten heute Soft Skills und zeigen Teilnehmern was Soft Skills sind und wie sie diese verbessern können. Unternehmen sollten daher gezielt nach Trainingsprogrammen Ausschau halten, von denen Mitarbeiter profitieren können. Gerade bei Soft Skills ist es wichtig, dass diese individuell auf die Mitarbeiter zugeschnitten sind, da diese von Mitarbeiter zu Mitarbeiter unterschiedlich sind – auch wenn sie dieselbe Ausbildung haben. Wer beispielsweise ein neues Computerprogramm einführt, der kann eine Schulung für alle Mitarbeiter organisieren, die für alle gleich strukturiert ist. Bei Soft Skills ist dies nicht so einfach möglich.

Viele Soft Skills lassen sich darüber hinaus im Arbeitsalltag erlernen. Daher sollten Unternehmen eine Lernkultur etablieren, die es Mitarbeitern möglich macht, die eigenen Fähigkeiten im Berufsalltag weiterzuentwickeln. Oft passiert das ganz nebenbei. Wer beispielsweise regelmäßig Kundenkontakt hat, wird nach und nach lernen, welches Verhalten und welche Herangehensweise mit Kunden am besten funktioniert. Wer ständig unter Stress arbeitet muss zwangsweise Strategien entwickeln, um mit dem Stress umzugehen. Unternehmen sollten sich aber nicht darauf verlassen, dass dies automatisch funktioniert. Vielmehr sollten Vorgesetzte ihre Mitarbeiter unterstützen und beispielsweise regelmäßig Eins-zu-Eins-Gespräche anbieten, in denen sie die Performance analysieren und bestehende Probleme oder Fehler diskutieren. Dabei geht es nicht nur um die Fachperformance, sondern eben auch um die Soft Skills. Man kann das Verhalten im Team besprechen oder diskutieren, warum jemand mit den Zeitvorgaben zu kämpfen hat. Dabei sollte man aber darauf achten, dass man neben Kritik auch Lösungsansätze liefert.

Für die Entwicklung von Soft Skills kann es helfen, wenn Teamleiter diese Lösung nicht einfach präsentieren, sondern vielmehr ihre Teams dazu anhalten, diese Lösungen selbst zu finden. Man kann im Eins-zu-Eins-Gespräch Fragen stellen wie: Welche Lösungsansätze wurden schon ausprobiert? Gibt es noch andere Ideen? Stecken Mitarbeiter fest, dann können Manager sanft anleiten und verschiedene Lösungsansätze vorschlagen, die Mitarbeiter ausprobieren können. So hilft man ihnen dabei, nach und nach die fehlenden Fähigkeiten zu entwickeln, die Mitarbeiter brauchen, um ihren Job erfolgreich auszuführen.

Schritte zur Entwicklung von Soft Skills

Manager und Mitarbeiter selbst sollten die folgenden Schritte beachten, um Soft Skills weiterzuentwickeln:

• Nehmen Sie sich Zeit die eigenen Soft Skills und die Soft Skills der Teammitglieder zu analysieren und zu bewerten. Nur wer weiß, wo jemand steht, kann gezielt an der Weiterentwicklung von persönlichen Fähigkeiten arbeiten.
• Stellen Sie sicher, an den bereits ausgeprägten und den schwächeren Soft Skills gleichermaßen zu arbeiten, um eine kontinuierliche Weiterentwicklung sicherzustellen.
• Dokumentieren Sie die Entwicklung von Soft Skills. Ein Blick in die Vergangenheit hilft dabei, zu sehen, wie weit Sie selbst oder Mitarbeiter gekommen sind. Mitarbeiter sollten dabei immer die eigene Zukunft im Blick haben: Wer sich auf eine andere Stelle bewirbt, der will dem neuen Arbeitgeber demonstrieren, welche Fähigkeiten man mitbringt. Intern kann die Dokumentation von Fähigkeiten Manager bei Entscheidungen über Fördermaßnahmen oder Beförderungen helfen.
• Mitarbeiter und Manager sollten Ziele setzen, die sie erreichen wollen, denn ohne Ziele ist es schwierig, sich gezielt weiterzuentwickeln. Arbeiten Sie als Manager mit Ihrem Team zusammen, um Entwicklungsziele zu definieren.

Soft Skills trainieren – und das nicht nur im Job

Auch außerhalb des eigentlichen Jobs kann man seine Soft Skills trainieren. Wer beispielsweise am Wochenende im Fußballclub der Kinder aushilft, lernt es komplexe Sozialbeziehungen in Teams zu navigieren. Wer bastelt oder malt, schult seine Kreativität. Brettspiele oder Puzzle können die kreative Problemlösung und kritisches Denken fördern etc. Man sollte also als Unternehmen auch für eine gute Work-Life-Balance sorgen, damit Mitarbeiter die Möglichkeit haben, ihre Soft Skills auch außerhalb der Unternehmensstruktur zu fördern. Auch kann man gezielte Team Events organisieren, die nicht auf die Schulung von Fachkenntnissen, sondern auf die Ausbildung von Soft Skills zielen. Ein Tripp in einen Escape Room, eine gemeinsame Wanderung oder ein Ausflug in den Kletterpark helfen bei der Teambildung – und die beruht auf guten Soft Skills, der Fähigkeit sich an andere anzupassen, sich gegenseitig zu unterstützen, gemeinsam Probleme zu lösen und miteinander zu kommunizieren.