Homeoffice war gestern? Viele Unternehmen wollen inzwischen, dass ihre Mitarbeiter wieder teilweise oder ganz vom Büro aus arbeiten. Die Gründe dafür sind vielseitig: leerstehende Büroräume, bessere Unternehmenskultur und Zusammenarbeit, weniger Zeitverschwendung etc. Doch nicht bei allen Mitarbeitern stößt diese neue Büropolitik auf Zustimmung. Wir werfen einen Blick darauf, warum die Arbeit im Büro für Unternehmen und Teams wichtig ist, und was Unternehmen tun können, um die Rückkehr aus dem Homeoffice attraktiver zu gestalten.
Zurück aus dem Homeoffice
Gute Gründe für die Rückkehr ins Büro
Verschiedene Studien haben inzwischen gezeigt, dass die Arbeit im Büro viele Vorteile für Unternehmen und Mitarbeiter haben kann. Die räumliche Nähe kann die Leistung von Individuen und der Gesamtorganisation verbessern, und dafür sorgen, dass Mitarbeiter enger kollaborieren, als es der Fall ist, wenn sie sich nur am Computerbildschirm begegnen. Durch direkten und persönlichen Kontakt entstehen neue und innovative Ideen. Auch die Karrierechancen können im Büro steigen, da sich die Leistung von Teammitgliedern verbessert, wenn sie mit leistungsstarken Kollegen zusammenarbeiten. Schauen wir uns das genauer an:
- Echte Nähe zählt: Es hat sich gezeigt, dass Mitarbeiter eine bessere Leistung erbringen, nur weil sie neben einer Person sitzen, die besonders gut in ihrem Job ist. Das wird sogar noch verstärkt, wenn jemand von einem leistungsstarken Team umgeben ist. Umgekehrt gilt dies allerdings auch. Die Leistung kann darunter leiden, wenn jemand neben einer Person sitzt, die kontinuierlich eine schlechte Leistung erbringt. Die Struktur des Büros hat also einen immensen Einfluss darauf, wie sich die Leistung eines Teams entwickelt – das allerdings gilt für echte räumliche Nähe und nicht die Zusammenarbeit via Online-Chats. Es hat sich gezeigt, dass Mitarbeiter in zeitkritischen und wichtigen Situationen besser zusammenarbeiten, wenn sie im gleichen Raum und nah beieinandersitzen, da es einfacher ist, ein gemeinsames Ziel zu definieren und darauf hinzuarbeiten.
- Neue Bürostrukturen und Hybridarbeit: Hybridarbeit ist nach der COVID-Pandemie inzwischen zur Normalität geworden, während es zuvor die Normalität war, fünf Tage die Woche ins Büro zu gehen. Das hat zu einem Entwicklungsschub in der Technologie geführt, die es Mitarbeitern ermöglicht, von jedem Ort der Welt zu arbeiten. Ein Mitarbeiter arbeitet im Büro, ein anderer von unterwegs auf einem Business-Trip, während ein dritter Mitarbeiter am selben Tag von zuhause aus arbeitet. Doch seit der Zwang zum Homeoffice weggefallen ist, haben Unternehmen und Mitarbeiter erkannt, wie wichtig die persönliche Kollaboration ist, um persönliche Verbindungen und eine gute Unternehmenskultur aufzubauen. Wer seinen Kollegen regelmäßig ins Gesicht schaut, eine gemeinsame Kaffeepause hat oder sogar mittags gemeinsam ins Restaurant geht, hat eher ein Zugehörigkeitsgefühl als jemand, der seine Kollegen niemals persönlich trifft. Hybridarbeit ermöglicht beides: die gute Work-Life-Balance des Homeoffices und die persönliche Zusammenarbeit, die für den Aufbau eines echten Miteinanders sorgt. Es ist also kaum verwunderlich, dass viele Unternehmen inzwischen zu einem 3-zu-2-Modell übergehen, bei dem Mitarbeiter mindestens drei Tage die Woche im Büro arbeiten, um beidem gerecht zu werden.
- Mitarbeiterwunsch versus Unternehmensbedürfnis: Für einige Mitarbeiter war die COVID-Pandemie ein echter Schlag ins Gesicht – verständlicherweise, denn viele Mitarbeiter brauchen den persönlichen Kontakt mit den Kollegen, um effizient zu arbeiten. Plötzlich aber saßen sie alleine zuhause. Sie haben erkannt, dass das Büro der Ort ist, an dem sie Verbindungen mit Kollegen aufbauen und pflegen. Mitarbeiter, die ins Büro zurückkehren möchten, listen dabei meist die folgenden Gründe: Interaktion mit den Kollegen über die normalen Arbeitsaufgaben hinaus, Kollaboration, Brainstorming und Ideenfindung und das Zugehörigkeitsgefühl zu einem Team. Unternehmen müssen dafür sorgen, dass dies für ihre Mitarbeiter möglich ist, aber zeitgleich erkennen, dass nicht jeder Mitarbeiter genauso fühlt. Der eine oder andere hat vielleicht entdeckt, dass er sich bei der Arbeit aus dem Homeoffice besser fühlen. Hier müssen Unternehmen dafür sorgen, den Übergang einfach zu machen und mögliche Stressfaktoren zu beseitigen. Hat zum Beispiel ein Mitarbeiter mit dem Lärm im Büro zu kämpfen und kann sich nicht konzentrieren, dann sollte man einen ruhigen Arbeitsplatz zur Verfügung stellen. So baut man Barrieren bei Mitarbeitern ab, wenn man grundsätzlich möchte, dass Mitarbeiter teilweise oder ganz im Büro arbeiten. Darauf gehen wir später noch einmal ein.
- Büromiete muss sich auszahlen: Für Unternehmen gibt es neben der besseren Arbeitsstruktur auch finanzielle Gründe, darauf zu bestehen, dass Mitarbeiter ins Büro zurückkommen. Viele Unternehmen haben in den Ausbau moderner Büroräume investiert und oft gehören die Kosten für Büroausstattung zu den größten Unternehmensausgaben. Entsprechend erwarten Unternehmen einen Return of Investment (ROI) von diesen Kosten. Verbindet man dies mit der Erkenntnis, dass Mitarbeiter im Büro engagierter sind und eine höhere Erfolgsrate haben, so ist es nicht verwunderlich, dass Unternehmen verstärkt darauf bestehen, dass Mitarbeiter zumindest teilweise wieder aus dem Büro arbeiten.
- Silobildung vermeiden: Es hat sich gezeigt, dass Mitarbeiter, die ausschließlich aus dem Homeoffice arbeiten, eher dazu neigen in Silos oder kleineren Gruppen zu arbeiten. Das schadet der Diversität, denn es ist schwieriger mit anderen Gruppen im Unternehmen in Kontakt zu treten. Wer war nicht schon in der Situation, dass man zuhause im Homeoffice sitzt und die Meinung anderer Kollegen gebrauchen könnte, die man nicht so gut kennt. Und dann weiß man plötzlich nicht, wie man sie am besten im Chat oder per E-Mail anschreibt. Sitzt man nur wenige Meter von ihnen entfernt im gleichen Büro, ist das einfacher. Echtzeitkommunikation ist remote ebenfalls schwieriger. Oft muss man sich auf E-Mail oder Chatnachrichten verlassen, die ein Kollege erst verzögert beantwortet. Im Büro kann man schlichtweg zu ihnen herüber gehen und die Frage stellen, die einem auf der Zunge brennt. Teamdynamiken sind anders und komplexer, wenn man aus dem Homeoffice arbeitet. Der fehlende Kontakt zu Kollegen kann sogar zu Vereinsamung führen, wie sich während der COVID-Pandemie gezeigt hat, und damit die psychische Gesundheit von Mitarbeitern negativ beeinflussen.
- Soft Skills leiden unter mangelhafter Kommunikation: Menschen haben mühsam gelernt mit anderen zu kommunizieren, denen sie direkt gegenübersitzen. Dazu gehört es beispielweise, den Gesichtsausdruck und die Köpersprache zu interpretieren und entsprechend darauf zu reagieren. Im modernen Berufsleben fällt dies unter das Schlagwort Soft Skills. Inzwischen hat sich gezeigt, dass Mitarbeiter diese Soft Skills verlieren können, wenn sie isoliert von zuhause arbeiten, ohne direkt Kontakt zu ihren Mitmenschen zu haben. Das kann ihrer Kommunikationsfähigkeit im wirklichen Leben schaden.
Widerwillen und Zurückhaltung bei Mitarbeitern
Seit der Pandemie hat sich gezeigt: Nicht alle Mitarbeiter sind begeistert davon ins Büro zurückzukehren. Es scheint ein wenig wie Tauziehen zwischen Unternehmen, die auf Arbeit im Büro bestehen, und Mitarbeitern, die mehr der Flexibilität verlangen, an die sie sich während der Pandemie gewöhnt haben. Das geht bis zu Kündigungsdrohungen oder gar Kündigungen, weil andere Unternehmen mehr Flexibilität versprechen. Das ist nicht allein ein Trend in Deutschland, sondern zeigt sich international in der Unternehmenswelt. Kritik an einer ‚Alle müssen ins Büro‘-Richtlinie hebt hervor, dass dies nicht den individuellen Bedürfnissen der Arbeitnehmer entgegenkommt. Es trage nicht zur Mitarbeiterzufriedenheit bei, wenn die Büropflicht als ein Zwang und nicht als eine positive Teammaßnahme empfunden wird. Wer als Unternehmen strenge Maßnahmen einführt und beispielweise Mitarbeitern mit Abmahnungen droht, ohne je eine gute Bürokultur gefördert zu haben, der riskiert es, dass der Widerstand größer wird, statt ihn abzubauen. Es hilft also nicht, wenn Manager den Widerstand des Teams einfach ignorieren, denn in der derzeitigen Situation des Fachkräftemangels ist es oft nicht schwierig für gut ausgebildetes Personal, einen neuen Job zu finden.
Dabei ist dies nicht nur ein Problem der Mitarbeiter, sondern auch des Managements. Eine Studie der Universität Stanford in den USA hat gezeigt, dass rund 40 Prozent der Manager es schlichtweg ignorieren, wenn Mitarbeiter sich weigern, vom Büro aus zu arbeiten. Manager scheuen davor zurück, eine strenge Büropolitik durchzusetzen, wenn sie das Gefühl haben, dass Mitarbeiter auch von zuhause aus die Arbeit machen. Dann ist es natürlich schwer, darauf zu bestehen, dass die Mitarbeiter ins Büro kommen müssen. Einige stimmen der Rückkehr ins Büro selbst nicht zu und bevorzugen es, höchstens zwei bis drei Mal die Woche ins Büro zu kommen. Wer selbst gerne von zuhause arbeitet, der wird sich schwertun, eine strenge ‚Zurück ins Büro‘-Richtlinie durchzusetzen.
Das können Unternehmen machen, um das Büro wieder attraktiv zu machen
Merken Unternehmen, dass Mitarbeiter nur widerwillig ins Büro kommen, dann sollten sie sich nicht einfach an einer neuen Arbeitsrichtlinie und neuen Regeln festklammern. Vielmehr sollten sie die Initiative ergreifen, um das Büro für Mitarbeiter attraktiver zu gestalten. Doch was genau bedeutet dies?
- Teilzeit aus dem Büro: Es hat sich gezeigt, dass Unternehmen erfolgreicher sind, wenn sie eine Mischung aus Homeoffice und Arbeit aus dem Büro anbieten, das heißt vier Tage oder weniger im Büro, der Rest aus dem Homeoffice. Das erlaubt es, die Vorteile beider Arbeitsweisen miteinander zu kombinieren: bessere Teamarbeit und Kooperation im Büro und höhere Flexibilität und das Wegfallen langer Arbeitswege an den Tagen, wenn Mitarbeiter von zuhause aus arbeiten. Ein Problem kann es hier sein, dass tatsächlich stets ein oder zwei Teammitglieder zuhause sind, während der Rest im Büro sitzt. Meetings sind dann erneut wieder nur online möglich. Daher kann es Sinn machen, feste Ankertage für verschiedene Teams zu etablieren. Team A beispielsweise arbeitet immer Montag bis Mittwoch im Büro, Team B Mittwoch bis Freitag. So gibt es einen Tag, an dem sich beide Teams überlappen, um zum Beispiel größere Meetings abzuhalten oder an Projekten zu arbeiten, in denen beide Teams involviert sind. So lässt sich unter Umständen sogar Büroraum sparen, da nur selten die volle Besatzung im Büro ist. Dafür ist allerdings eine flexible Schreibtischpolitik mit Hotdesks notwendig. Moderne Büroräume müssen daran angepasst sein und neben einem Großraumbüro zeitgleich Räumlichkeiten für Meetings oder Telefonate bereitstellen.
- Rechtzeitig ein Gespräch suchen: Manager sollten immer versuchen, zeitnah herauszufinden, wo ihre Mitarbeiter stehen. Was denken sie über die Rückkehr ins Büro? Sind sie willens fünf Tage die Woche im Büro zu arbeiten, oder wären sie glücklicher, wenn sie mindestens einen Tag im Homeoffice arbeiten? Das hilft es, auf individuelle Bedürfnisse und Sorgen einzugehen und rechtzeitig das Gespräch zu suchen, falls es Probleme gibt.
- Gute Planung: Manager und Teamleiter sollten zudem genau schauen, welche persönlichen Meetings, Diskussionsrunden oder Workshops in der Woche und im Monat notwendig sind. Welche Meetings mit Kunden gibt es und welche Trainings bietet das Unternehmen an? Das gibt einen Überblick darüber, wann Teammitglieder unbedingt im Büro sein müssen, um nichts zu verpassen. Sind im Monat beispielsweise 18 Tage für persönliche Treffen einzuplanen, dann bedeutet das, dass Mitarbeiter im Schnitt mindestens drei Tage in der Woche im Büro sein müssen.
- Den Arbeitsplatz attraktiv gestalten: Einer der Hauptgründe, warum viele Mitarbeiter nicht ins Büro zurückwollen, sind lange Arbeitswege. Entsprechend sollten Unternehmen ihren Mitarbeitern gute Gründe für die Arbeit im Büro liefern und nicht alleine auf Zwang setzen. Dazu gehören attraktive Arbeitsplätze, aber auch soziale Events oder attraktive Seminare, die einen Mehrwert und somit Ausgleich zum als negativ empfundenen Arbeitsweg bieten.
- Flexible Arbeitsräume: Menschen brauchen unterschiedliche Arbeitsbedingungen, um klar denken und effizient arbeiten zu können. Der eine sitzt gerne neben einem Kollegen, um sich auszutauschen, ein anderer braucht die Hintergrundgeräusche eines lebhaften Büros, ein dritter hingegen völlige Ruhe, um nachzudenken. Entsprechend flexibel sollten Arbeitsplätze gestaltet sein. Viele Unternehmen haben inzwischen ihre Büroräume umgestaltet, um besser auf die individuellen Bedürfnisse einzugehen. Darüber hinaus sollten Unternehmen auf ergonomische Arbeitsplätze und beispielsweise eine schnelle Internetverbindung achten, so dass Mitarbeiter das Gefühl haben, dass das Unternehmen Wert darauf legt, den Arbeitsplatz so gut wie möglich zu gestalten. Ob fester Arbeitsplatz oder Hotdesk, das muss jedes Unternehmen individuell entscheiden und hängt von der Unternehmensgröße und den Teamstrukturen ab.
- Daten und Analysen: Inzwischen gibt es viele nützliche Werkzeuge, um Daten über das Arbeitsverhalten zu sammeln und auszuwerten. An welchen Tagen kommen beispielsweise Mitarbeiter regelmäßig (und gerne) ins Büro? Welche Meeting-Räume werden häufiger gebucht und welche Ausstattung haben sie, die andere Räume nicht haben? Welche Schreibtische bleiben bei flexibler Arbeitsplatzwahl häufig ungenutzt? Diese Daten können dabei helfen, die Räumlichkeiten besser zu gestalten und Strukturen zu etablieren, die den Bedürfnissen der Mitarbeiter entgegenkommen. Das erlaubt es ,das Layout im Büro zu ändern oder neue technische Ausstattung anzuschaffen, die bei den Mitarbeitern stark nachgefragt ist. Unternehmen können also datenbasierte – und damit bessere – Entscheidungen treffen und somit den Arbeitsplatz attraktiv gestalten. Das gleiche gilt für Trainingsmaßnahmen oder Team-Events.
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