Hohe Vakanzkosten - unbesetzte Stellen als Kostenfalle
Costs of Vacancy oder Vakanzkosten sind ein negativer Faktor für Unternehmen:
Bleiben Stellen unbesetzt hat das finanzielle Folgen.
Wir zeigen warum.
Deutschland hat ein Stellenproblem und das verschärft sich zunehmend: Unternehmen fällt es schwer passende Fachkräfte zu finden und oft bleiben Stellen über Wochen oder gar Monate unbesetzt. Das betrifft einen Großteil der Branchen und macht sich selbst im Privatleben bemerkbar: Wer nach einem Handwerker für Reparaturen im Haus sucht oder auf einen Facharzttermin angewiesen ist, der kann sich meist auf lange Wartezeiten einstellen. Wie akut die Situation ist, kann man anhand der Engpassanalyse der Bundesagentur für Arbeit leicht nachvollziehen: Ein überwiegender Teil der Berufsgruppen ist mit drei roten Balken gekennzeichnet, das heißt, es gibt ‚Anzeichen eines Engpasses‘. Für Unternehmen bedeutet dies nicht nur einen Mehraufwand bei der Stellenbesetzung, sondern ganz handfeste finanzielle Einbußen. Man spricht hier von Vakanzkosten oder Costs of Vacancy (CoV).
Mehr als 100 Tage, um Stellen zu besetzen
Über 140 Tage dauerte es 2023 im Schnitt, eine Stelle neu zu besetzen. In Bereichen mit besonders hohem Fachkräftemangel wie der Altenpflege, der Baubranche und im Sanitär- und Heizungsbereich liegt die Zeitspannen mit über 250 Tagen sogar noch höher. Die damit verbundenen Kosten lassen sich nur schwer berechnen. Denn es geht nicht allein um die Aufträge, die man auf Grund von Personalmangel nicht erfüllen kann, was zu einem Auftrags- und Gewinnverlust führt. Fehlt es an Fachkräften, dann müssen die anderen Mitarbeiter*innen oft eine Mehrleistung erbringen. Das führt nicht selten zu Erschöpfung und Burnout, schlechter Stimmung im Team und damit sinkender Produktivität und einem hohen Krankenstand.
All dies muss bei der Kalkulation von Vakanzkosten mit einbezogen werden. Ein mathematisches Modell dafür hat 2007 der amerikanische Professor John Sullivan in einem Aufsatz entwickelt. Der ist öffentlich zugänglich und erläutert die verschiedenen Faktoren, die in die CoV mit einfließen.
Eine vereinfachte Formel nimmt das Bruttojahresgehalt, die Arbeitstage pro Jahr, die Anzahl der vakanten Stellen und einen Wichtigkeitsfaktor zwischen 1 und 3 (je nachdem wie hoch die Bedeutung für das Unternehmen ist) als Basis für die Kalkulation von Vakanzkosten. Das erlaubt es Unternehmen grob zu berechnen, welche Kosten Ihnen durch offene Stellen entstehen.
Eine ähnlich vereinfachte Formel nutzt das Stellenportal StepStone, um die Kosten von Vakanzen zu berechnen. Die Formel basiert auf dem Gehalt, der Vakanzzeit in Arbeitstagen und der Unternehmensgröße bzw. den durchschnittlichen Umsätze einer Arbeitskraft. Das Portal nutzt dabei sowohl den eigenen Datensatz, als auch die Daten der Bundesagentur für Arbeit. Neben der Unternehmensgröße spielt natürlich auch die Branche bei den Vakanzkosten eine Rolle, denn die Anzahl der durchschnittlichen Vakanztage ist sehr unterschiedlih.
Ein Durchschnitt von 30.000 Euro Vakanzkosten für offene Stellen im Unternehmen
In einer , dass die Durchschnittskosten für eine offene Stelle in Deutschland bei rund 29.000 Euro liegen. Bei größeren Unternehmen lag das sogar deutlich höher, nämlich bei 73.000 Euro. Laut StepStone ist der Gesundheitssektor am stärksten betroffen, da hier die Vakanztage am längsten sind (142 Tage). Dicht darauf folgt der IT-Bereich (118 Tage). Andere Bereiche liegen unter dem Bundesdurchschnitt, zum Beispiel der Bereich Administration. Laut StepStone lagen hier die zu erwartenden Ausfälle 2022 bei rund 16.000 Euro, etwa 44 Prozent unter dem Durchschnitt im Arbeitsmarkt. Hier lag die Zeit für die Neubesetzung entsprechend niedrig. Ein Update der Daten von Anfang 2023 zeigt, dass sich dieser Trend verstärkt, denn die Anzahl der offenen Stellen stieg weiter an. So blieben von den auf StepStone inserierten Stellen 55 Prozent mehr als im Vorjahreszeitraum unbesetzt. Top Positionen waren hier Personal, Logistik, Pflege und Handwerk, die weit über diesem Durchschnitt lagen.
Insbesondere Kleinunternehmen haben Schwierigkeiten Stellen neu zu besetzen. Laut einer weiteren StepStone Untersuchung hat sich Ende 2023 gezeigt, dass 80 Prozent der Kleinunternehmen Schwierigkeiten haben, passende Kandidat*innen für ihre offenen Stellen zu finden. Rund die Hälfte hat zeitliche Engpässe bei der Stellenbesetzung. Das hängt unter anderem damit zusammen, dass sie keine Personalabteilung haben, die sich voll und ganz auf die schwierige Aufgabe der Rekrutierung konzentrieren kann.
Vakanzkosten vermeiden: Das können Unternehmen tun
Für Kandidat*innen bedeutet dies, dass sie die Auswahl zwischen gleich mehreren potenziellen Arbeitgeber*innen haben. Aber was bedeutet es für Unternehmen? Und wie lassen sich die mit den Vakanzen verbundenen Kosten möglichst geringhalten. Dafür gibt es einige Tipps.
- Seien Sie offen für alle Kandidat*innen und lassen Sie sich nicht von unbewussten Vorurteilen leiten. Das beinhaltet auch Quereinsteiger*innen und Personen, die vielleicht nicht der ersten Idealvorstellung entsprechen. Offenheit betrifft auch, wie die Stellenanzeige formuliert ist. Seien Sie vorsichtig, dass Sie nicht aus Versehen bestimmte Gruppen durch die Formulierung der Stellenanzeige ausschließen, indem sie zum Beispiel eine gegenderte Sprache verwenden. Oft verwenden Unternehmen noch immer männliche Pronomen in ihren Stellenausschreibungen, was bedeutet, dass sich eher Männer als Frauen angesprochen fühlen. Das gleiche gilt dafür, wie sich ein Unternehmen nach Außen darstellt: Wer auf seiner Webseite nur Fotos von weißen Männern im Anzug hat, der kommuniziert eine entsprechend geschlossene Kultur, in der kein Platz für Personen unterschiedlicher Herkunft ist.
- Das spricht direkt den zweiten Punkt an: Unternehmen brauchen eine Arbeitgebermarke, auch Employer Branding genannt. Unternehmen sollten nach Außen kommunizieren, welche Werte sie leben und was ihr Unternehmen ausmacht. Das hilft dabei, das Unternehmen für Kandidat*innen interessant zu machen. Diese wollen inzwischen mehr von Unternehmen als nur einen Job.
- Grenzenlos denken! Besonders kleinere Unternehmen sind oft regional verankert und für lange Zeit reichte es aus, im eigenen engen Radius nach geeigneten Kandidat*innen zu suchen. Das ist nicht länger der Fall. Unternehmen müssen über regionale Grenzen und sogar über die Bundesgrenze hinaus rekrutieren. Oft schrecken Unternehmen davor zurück, Menschen aus dem außereuropäischen Ausland zu rekrutieren, da dies mit Kosten für Arbeitsvisa und entsprechender Bürokratie verbunden ist. Bedenkt man aber die Vakanzkosten, dann erscheinen die Visakosten plötzlich nicht mehr als eine allzu große Hürde. Seien Sie also offen. Falls Sie selbst keine Erfahrung mit der Auslandsrekrutierung haben oder keine Personalabteilung, die sich darum kümmern kann, dann hilft es mit erfahrenen Recruitern zusammenzuarbeiten, die Sie dabei unterstützen.
Unser zusätzlicher Service für Unternehmen: Jobmatch.talent - das HR-Diagnostik-Tool
Wir freuen uns, Ihnen mit dem HR-Diagnostik-Tool Jobmatch.talent einen zusätzlichen Service bieten zu können. Damit gelingt es noch sicherer, die passgenaue Besetzung Ihrer offenen Stellen und die gezielte Entwicklung Ihrer derzeitigen Mitarbeiter* sicherzustellen.
