Vor dem Urlaub: Die richtige Übergabe
Mitten in der Urlaubssaison und oft können es Mitarbeiter*innen und Manger*innen nicht abwarten, am letzten Tag einfach den Computer auszuschalten und in die wohlverdienten Ferien zu starten. Doch kaum sind sie im Urlaub kommt eine panische E-Mail oder Textnachricht, dabei hatten die Kolleg*innen versprochen, sich wirklich nur im Notfall zu melden. Was ist passiert? Und wie lässt sich die Situation vermeiden?
Wer in den Urlaub geht, ohne den Kolleg*innen und Vorgesetzten über den aktuellen Stand der Arbeit zu informieren und ihnen alle notwendigen Unterlagen und Kontaktdaten zu hinterlegen, der riskiert das oben beschriebene Problem. Oder ebenso kompliziert und unangenehm: Sie kommen aus dem Urlaub zurück und niemand hat in den letzten zwei Wochen am Projekt gearbeitet, die Deadlines wurden verschoben oder ignoriert, einige Kunden sind unzufrieden und die Kolleg*innen genervt. Wenn man schließlich alles aufgeholt hat, was im Urlaub liegen geblieben ist, ist die ganze frisch getankte Energie bereits wieder aufgebraucht und man hat das Gefühl, man könnte schon wieder einen Urlaub und Erholung gebrauchen. Um das zu vermeiden und den Kolleg*innen die Arbeit zu erleichtert, sollte man vor dem Urlaub immer eine schriftliche Übergabe anfertigen, in der alle Informationen hinterlegt sind, die sie brauchen, um erfolgreich mit der Arbeit weiterzumachen. Beachten sollte man dabei die folgenden Punkt:
- An welche Vorgesetzten und Mitarbeiter*innen sollte die Ferienübergabe gehen?
Grundsätzlich sollte die Übergabe immer an die verantwortlichen Vorgesetzten gehen, da diese über die Vorgänge im Team informiert sein müssen. Außerdem können sie einschreiten, sollte es während der Abwesenheit Probleme geben. Grundsätzlich bietet es sich an, nicht nur eine schriftliche Übergabe zu machen, sondern mit den direkten Vorgesetzten ergänzend ein Übergabegespräch zu führen, indem man alle wichtigen Punkte durchspricht und gegebenenfalls auftretende Fragen beantworten kann.
Darüber hinaus sollten man allen Kolleg*innen eine Übergabe schicken, die an den Projekten beteiligt sind und die über die angesprochenen Punkte informiert sein müssen. Grundsätzlich sollte man sich hier überlegen, ob man eine generelle Übergabe für alle Projekte macht oder einzelne Projektübergaben. Dabei spielen Faktoren wie die Teamgröße oder sensible Daten eine Rolle. Ist ein Projekt beispielsweise vertraulich, dann kann man es nicht an Teammitglieder schicken, die normalerweise nicht an dem Projekt arbeiten und womöglich keine Geheimhaltungsklauseln unterschrieben haben. Am besten hält man im Zweifelsfall mit dem oder der Vorgesetzten Rücksprache, wer in der eigenen Abwesenheit, die anfallenden Aufgaben übernimmt. Eine entsprechende Urlaubsvertretung sollte man möglichst ein paar Wochen im Voraus planen, um die Kolleg*innen entsprechend einarbeiten zu können und die anstehende Arbeit rechtzeitig zu planen.
- 2. Daten der Abwesenheit
Ein Handover sollte immer die Daten der Abwesenheit enthalten. Ab wann geht man in den Urlaub und wann ist man wieder zurück? Das hilft anderen Teammitgliedern, anstehende Termine entsprechend zu planen. Nutzt das Team einen gemeinsamen Kalender, zum Beispiel in Outlook, dann sollte man hier die Urlaubsdaten ebenfalls hinterlegen und eine entsprechende Einladung an Kolleg*innen schicken, damit sie die Abwesenheit auch dem eigenen Kalender hinzufügen können.
- 3. Was gehört in das Ferien-Handover?
Das hängt natürlich immer vom eigenen Aufgabenfeld, dem Unternehmen und den internen Strukturen ab. Grundsätzlich sollte es alle Informationen enthalten, die die Kolleg*innen benötigen, um am Projekt weiterzuarbeiten. Dazu gehören beispielsweise der Stand des Projekts, wer welche Aufgaben übernimmt, wer der oder die Ansprechpartner*in während der Abwesenheit ist und welche Aufgaben anstehen, die während des eigenen Urlaubs erledigt werden müssen. Auch Probleme mit Kund*innen und die entsprechenden Kontaktdaten sollten hier hinterlegt sein. Zudem sollte es Infos enthalten, wo man weitere Informationen finden kann, beispielsweise die Projektordner, falls man einen gemeinsamen Server zur Dokumentenverwaltung nutzt.
- Wer übernimmt die Verantwortlichkeiten in der Abwesenheit
Das ist im vorangegangenen Punkt bereits angesprochen: Bevor man in den Urlaub geht, sollte man immer mit den Kolleg*innen absprechen, wer die Verantwortung für ein Projekt oder einen Kunden oder eine Kundin übernimmt, solange man im Urlaub ist. Auch hier sollte man eventuell eine mündliche Übergabe mit einplanen, um ggf. auftretende Fragen zu beantworten. In das Handover, das man an das größere Team schickt, sollten man alle Ansprechpartner und ihre Kontaktdaten mit aufnehmen, so dass die anderen Teammitglieder wissen, wen sie bei Fragen und Problemen kontaktieren können.
- Kundenkontakte und Kontakte von Externen
Eine Übergabe sollte Informationen enthalten, wo man die Kundendaten findet und wer der Ansprechpartner oder die Ansprechpartnerin bei Kunden oder externen Projektmitarbeitern ist. So vermeidet man, dass die Kolleg*innen aus Versehen die falsche Person kontaktieren und bei den Kund*innen womöglich für Verwirrung sorgen.
- Notfallkontakt
Man sollte immer einen Notfallkontakt hinterlassen, über den man auch im Urlaub zu erreichen ist. Das kann eine Handynummer, WhatsApp oder eine private E-Mail-Adresse sein. Es sollte im Team allerdings klar sein, dass dies wirklich nur für Notfälle ist. Und nein, ein „Ich finde den Ordner gerade nicht“ ist kein Notfall. Sollten man nicht immer erreichbar sein, weil man im Urlaub beispielsweise eine schlechte Netzabdeckung hat oder seine E-Mails nur sporadisch abruft, dann sollte man das ebenfalls in seiner Übergabe vor dem Urlaub kommunizieren.
- Standardformulare
Das betrifft vor allem die langfristige Planung in Unternehmen: Grundsätzlich sollte man sich im Managementteam überlegen, wie die interne Urlaubsplanung und Übergabe gestaltet sein soll und optimiert werden kann. Ein standardisiertes Formular für die Urlaubsübergabe macht es Mitarbeiter*innen einfacher, alle gewünschten Informationen zusammenzustellen. Dafür bietet sich entweder ein standardisiertes Word-Formular oder eine Excel-Tabelle an, wo für jedes Projekt entsprechende Kategorien wie Ansprechpartner, Arbeitsstand, Projektplanung, Deadline und eine kurze Projektbeschreibung auszufüllen sind. So kann man sicher gehen, dass niemand das Handover vergisst und dass sich alle an einen bestimmten Standard halten.
- Abwesenheitsnotiz
Ist alles in einem Übergabebericht festgehalten, dann fehlt nur noch die Abwesenheitsnotiz im E-Mail-Programm. Man sollte immer sicherstellen, dass diese eingeschaltet ist, bevor man am letzten Arbeitstag den Computer ausschaltet. Empfehlenswert sind dabei zwei Versionen der Abwesenheitsnotiz: eine für die Kolleg*innen und eine für externe E-Mails. Nennen Sie auch hier die Daten der Abwesenheit und wer vorrübergehend der oder die Ansprechpartner*in ist.
- Individuelle Routinen
Verlangt Ihr Job wiederkehrende Aufgaben, dann sollten Sie schauen, ob Sie diese zu festen Zeiten als Routine etablieren können. Das hilft dabei, den Tag zu strukturieren und Sie können sicher gehen, dass Sie die Aufgabe nicht vergessen und sie vielleicht kurz vor Feierabend noch irgendwie und unter Stress reinquetschen müssen. Nehmen Sie sich einmal eine Stunde Zeit, schnappen Sie sich Zettel, Stift und einen Kaffee oder Tee und denken Sie darüber nach, was für Sie – persönlich – regelmäßige Handlungen sind, für die Sie aber nie Zeit haben. Machen Sie eine Liste. Achten Sie dabei auch darauf, welche der Routineaufgaben Ihnen regelmäßig Stress bereiten, weil Sie sie schnell zwischen zwei Meetings oder erst nach Feierabend erledigen. Wichtig ist: Routinen sollten immer auf die individuellen Aufgaben und Bedürfnisse zugeschnitten sein. Was für Sie eine gute Routine ist, das können nur Sie beantworten.
Alles erledigt?
Das Team vom head for work wünscht einen schönen Urlaub!
