Tagesordnung
- Mai 23, 2022
Chaos vermeiden und klare Strukturen schaffen
Zwei Stunden Meeting und kaum haben die Mitarbeiter*innen den Raum beziehungsweise das Online-Meeting verlassen da wird klar: Einige wichtige Punkte haben sie beim Treffen gar nicht angesprochen. Oder: Die Mitarbeiter*innen sind frustriert, weil sie das Meeting als eine Zeitverschwendung empfinden, schließlich gab es stundenlange Diskussionen über unterschiedliche Fragen, aber am Ende keine Lösung. Warum aber scheitern so viele Meetings und Firmenveranstaltungen?
Oft liegt es daran, dass es keine oder nur eine sehr oberflächliche und schlechte Tagesordnung oder Agenda gibt. Das klingt vielleicht banal, aber wer sich vorab Gedanken macht, was eigentlich genau besprochen werden soll, der ist beim eigentlichen Meeting sehr viel produktiver – endlose Diskussionen über unwichtige Fragen fallen weg und man stellt sicher, dass die wirklich wichtigen Probleme auch angesprochen werden, statt sie im Eifer der Diskussionen zu vergessen.
Eine gute Tagesordnung für Meetings – aber wie?
Eine gute Tagesordnung kann viele Probleme und chaotische Meetings von vorneherein verhindern. Doch wie sieht eine gute Tagesordnung aus? Wer sollte sie erstellen? Und was ist genau zu beachten?
Grundsätzlich sollte eine Tagesordnung ein zeitliche und inhaltliche Gliederung eines Meetings, einer Firmenveranstaltung oder auch eines Mitarbeitergesprächs liefern, das heißt sie sollte nicht nur Themen beinhalten, sondern auch den entsprechenden Zeitrahmen planen. Folgende Punkte sind für eine gute Tagesordnung oder Agenda daher wichtig:
1. Meeting-Details (am besten in der Kopfzeile): Dazu gehören Ort und Zeit der Veranstaltung, das Kernthema und gegebenenfalls auch die eingeladenen Teilnehmer oder Teams. Ganz kurzes Beispiel: „Projektbesprechung mit Team A, 13-17 Uhr, Konferenzraum, 2. Stock.“
2. Versenden der Tagesordnung im Vorfeld: Teilnehmer sollten die Tagesordnung bereits vorab erhalten und nicht erst fünf Minuten vor der Sitzung, so dass sie sich entsprechend auf die Themen vorbereiten können. So können sie bereits im Vorfeld Probleme identifizieren und ansprechen und gegebenenfalls darauf hinweisen, sollte ein für sie wichtiger Punkt auf der Agenda fehlen.
3. Verantwortlichkeiten klären: Es sollte von Anfang an klar sein, wer für welchen Tagesordnungspunkt zuständig ist, wer beispielsweise eine Präsentation vorbereitet oder die notwendigen Daten zur Verfügung stellt. Auch sollte es einen klaren Leiter des Meetings geben, der dafür sorgt, dass die festgelegte Agenda auch eingehalten wird.
4. Tagesordnungspunkte (auch TOP genannt): Sie liefern die Gliederung für das Meeting. Am Anfang steht dabei die Begrüßung und am Ende die Verabschiedung, dazwischen stehen alle Punkte und Themen, die besprochen werden sollen, sowie eventuelle Pausen. Bei kurzen Treffen ist eine Pause natürlich nicht so notwendig, wer aber zwei oder drei Stunden in einem Meeting verbringt, bei dem lässt irgendwann die Konzentration nach. Kurze Toiletten- oder Kaffeepausen sind daher ein Muss, um die Motivation aufrecht zu erhalten und damit Mitarbeiter nichts verpassen, weil sie beispielsweise während des Meetings auf die Toilette müssen oder sich ein Glas Wasser, Tee oder Kaffee holen. Wieder ein Beispiel:
a. TOP1: Begrüßung
b. TOP 2: Arbeitsstand Team A
c. TOP 3: Rückmeldung des Kunden (Teamleitung präsentiert)
d. TOP 4: Kaffeepause
e. TOP 5: Offene Diskussion/Feedbackrunde
f. TOP 6: Festlegung der weiteren Arbeitsschritte und Zuständigkeiten
g. TOP 7: Weitere Themen
h. TOP 8: Verabschiedung
Der hier gelistete Punkt TOP 7 zeigt, dass nicht jeder Punkt bereits im Voraus festgelegt sein muss. Manchmal kann es Sinn machen, auch Platz für weitere Aspekte einzuräumen, so dass Mitarbeiter*innen ihrerseits noch Themen ansprechen können – am besten am Ende des Meetings, wenn alle anderen Punkte abgearbeitet sind. Alternativ kann man als planender Teamleiter darum bitten, dass Teammitglieder vorab zu besprechende Themenwünsche einreichen. Das kann zum Beispiel mittels einer kurzen E-Mail passieren. Als Teamleiter sollte man die Mitarbeiter also in die Gestaltung der Agenda mit einbeziehen und ihnen die Möglichkeit geben, bereits vorab Fragen zu stellen.
Interaktionen und Diskussionen (wie in TOP 5) sind ebenfalls wichtig. Nicht jeder Tagesordnungspunkt sollte ein Vortrag sein – wir alle wissen, wie langweilig das sein kann. Auch nutzt man so nicht das volle Potential der Teilnehmer*innen, die vielleicht selbst gute Ideen einbringen können oder durch Rückfragen auf unentdeckte Probleme aufmerksam machen. Vielmehr sollte also Raum geboten sein für Fragen, Diskussionsrunden, Brainstorming oder Themenfeedback.
5. Zeitrahmen: Eine Tagesordnung sollte nicht nur einen generellen zeitlichen Rahmen haben, sondern auch für die unterschiedlichen Tagesordnungspunkte einen Zeitrahmen festlegen, ansonsten läuft man Gefahr, dass das Meeting am Ende sehr viel länger ist, als anfangs geplant, oder man nicht mehr dazu kommt, die letzten Themen anzusprechen, weil man zu viel Zeit auf die ersten zwei bis drei Punkte verschwendet hat.
Es ist nicht immer ganz einfach abzuschätzen, wie viel Zeit man für die einzelnen Tagesordnungspunkte braucht. Sollte sich also herausstellen, dass ein Thema sehr viel umfassender ist oder längere Diskussionen darüber entbrennen, dann kann man hierzu ein weiteres Meeting vereinbaren, bei dem mehr Zeit dafür zur Verfügung steht. Das ist besonders wichtig, wenn nicht alle Meeting-Teilnehmer*innen in den Punkt involviert sind. Jeder hat sicherlich schon in einem Meeting gesessen, bei dem drei oder vier Leute eine gefühlte Ewigkeit über einen Unterpunkt streiten, während der Rest gelangweilt aus dem Fenster starrt oder beginnt mit dem Handy herumzuspielen. Das macht Meetings ineffektiv und frustrierend.
6. Abstimmungen oder Feedback-Runden: Sind Mitarbeiter*innen – abseits der Vortragenden – aufgefordert Feedback zu bestimmten Themen zu geben oder über Entscheidungen abzustimmen, dann sollten sie vorab darüber informiert werden, so dass sie sich rechtzeitig darauf vorbereiten können. Sie wollen vielleicht selbst einen Abstimmungsbeitrag leisten oder müssen sich in die Thematik einlesen, da wäre es also unfair – und aus unternehmenstechnischer Sicht auch nicht sehr schlau – wenn man ihnen erst in letzter Sekunde und während des bereits laufenden Meetings mitteilt, dass sie über eine wichtige Entscheidung abstimmen sollen.
7. Protokollierung: Wer eine gute Agenda hat, der hat zeitgleich ein gutes Werkzeug für ein Sitzungsprotokoll, da sie bereits die notwendige Dokumentenstruktur liefert und gegebenenfalls die Hauptredner vermerkt. Ein Protokoll ist zeitgleich ein gutes Mittel, um zu überprüfen, ob die Tagesordnung auch eingehalten wurde und wenn nicht, warum. Das kann dabei helfen, die nächste Agenda entsprechend besser zu gestalten. Daher sei an dieser Stelle empfohlen einen Protokollführer festzulegen – auch wenn das meist eine sehr unbeliebte Aufgabe ist. Um hier schlechte Stimmung zu vermeiden, kann es helfen, wenn der Protokollführer regelmäßig wechselt und nicht immer dieselbe Mitarbeiterin oder derselbe Mitarbeiter „zufällig“ nach jeder Sitzung das Protokoll tippen muss. Anders ist das, wenn es eine*n Sekretär*in oder Assistent*in gibt, zu deren normalen Aufgabenfeld die Protokollierung gehört.
Eine gute Tagesordnung hat viele Vorteile für Unternehmen und Teams
Fassen wir also noch einmal zusammen, was die Vorteile einer Tagesordnung sind und was darüber hinaus zu beachten ist:
- Eine gute Tagesordnung schafft einen umfassenden Überblick über die zu diskutierenden Themen.
- Die Teilnehmer können entsprechend der Agenda ausgewählt werden: Es müssen nur diejenigen Teammitglieder teilnehmen, die sich mit den ausgewählten Themen beschäftigen und auskennen.
- Keine Zeitverschwendung, weil man während der Teambesprechung zu anderen Themen abschweift. Eine klare Struktur hilft dabei, konzentriert an den Themen zu arbeiten.
- Feste Start- und Endzeit. Die meisten Meetings beginnen zwar zum abgesprochenen Zeitpunkt, aber oft genug ziehen sie sich nach hinten raus hin. Das ist nicht nur anstrengend für Teilnehmer*innen, sondern kann zu echten Problemen führen, wenn man beispielsweise einen Raum gemietet hat. Eine Agenda gibt klare Zeitvorgaben. Die Tagesordnung ist somit auch ein Werkzeug zum Zeitmanagement.
- Klare Erwartungen: Jede*r Teilnehmer*in weiß bereits im Voraus, was besprochen werden soll und kann sich darauf vorbereiten.
- Fokussierung und Konzentration: Hier ist der Leiter oder die Leiterin des Meetings gefragt, denn eine Agenda gibt klare Strukturvorgaben, aber es müssen sich auch alle daranhalten. Wer also eine gute Agenda erstellt, dann aber erlaubt, dass sich die Teilnehmer*innen doch mit anderen Themen verzetteln, kann das Potential einer guten Tagesordnung nicht voll ausschöpfen.
